Назад
Юлия Райчук, коммерческий директор АО «ЗЭТА», рассказала, как команда из 150 человек своими силами внедрила YouGile за 1,5 недели, отказалась от разрозненных чатов и собрала задачи, обсуждения и процессы в одной системе.
Мы сторонники инноваций, всё время пробуем новые продукты. Так что перешли на YouGile, как только узнали о нём. Сейчас без него невозможно представить наши командировки и планёрки.
О нас
АО «ЗЭТА» — федеральный производитель оборудования для прокладки и соединения кабеля. Работаем с 1999 года, оборот — около 2 млрд ₽ в год.
В портфеле два ключевых бренда:
- «Гофроматик» (Новосибирск) — производит металлорукава, фитинги, распределительные коробки.
- НПП ЭРГ (Санкт-Петербург) — выпускает кабельные муфты до 35 кВ, аттестованные по стандартам «Россетей».
В команде 200–250 человек в зависимости от сезона. Из них около 150 сотрудников управляют процессами в YouGile — это офисный персонал, топ-менеджмент и руководители. С системой работаем с 2020 года. Производство и логистика остаются в 1С: ERP и отраслевых решениях.
Как мы работали раньше
Мы всегда старались внедрять инструменты, которые облегчают работу. Сначала был Redmine — оказалось, он слишком сложный для непрограммистов. Потом Битрикс24 — собственнику не понравились жёсткая структура и интерфейс. В итоге остановились на связке Trello + Slack. Визуально понятно, канбан-доски, перетаскивание карточек — всё работает.
Но когда команда выросла до 250 человек, начались проблемы:
- Лицензии стали космически дорогими. С ростом штата и курса доллара расходы на инфраструктуру съедали бюджет.
- Был риск потерять доступ. В 2022 году появились сложности с оплатой зарубежных сервисов. В любой момент рабочие пространства могли заблокироваться.
- Согласования растягивались на 3 дня. Менеджер звонит продакту → тот на производство → директор выстраивает цепочку → продакт перезванивает менеджеру. История терялась в звонках, WhatsApp и Skype.
Читайте также: Как держать дедлайны проекта под контролем
Стало очевидно: нужен безопасный, понятный инструмент, который можно развернуть внутри компании и настроить под свои процессы.
Как выбирали и разворачивали систему управления
Выбрали YouGile по четырём причинам:
- Он похож на Trello. Команде не пришлось переучиваться. Интерфейс интуитивный, чаты внутри задач, визуальные доски — всё знакомо с первого клика.
- Его быстро запустить. Наш сисадмин развернул сервер, а я сама настроила права и первые доски. На всё ушло полторы недели. Без интеграторов и долгих согласований.
- Легко настроить под процессы компании. Мы не пытались загнать всё в жёсткие рамки. YouGile позволил настроить доступы под нашу структуру: топ-менеджеры видят всё, линейные специалисты — только свои проекты.
- Нам критически важна защита данных. Производство — это не просто офис, здесь утечка спецификаций или чертежей может стоить миллионов. Поэтому облако отпало сразу. Нужна была On-Premise версия, на ней и остановились.
Чаты вместо звонков
Мы не стали переносить в YouGile всё подряд. Забрали проектные задачи, маркетинг, продажи, координацию между отделами.
Данные изменены для безопасности, но сохранили общую логику
Удобно, что к каждой задаче можно прикрепить подзадачи — помогает увидеть, что в работе на самом деле
Наверное, ключевым изменением в процессах стало обсуждение задач в самой системе — непосредственно в чате задач.
Раньше согласование сроков для заказной продукции шло по телефону и могло затянуться на три дня.
Сейчас менеджер пишет в чат задачи: «Нужен срок на такую-то продукцию». Директор по производству, логист и закупщик подписаны на задачу, сразу видят сообщение и отвечают в том же окне. Срок согласован за час.
Данные изменены для безопасности, но сохранили общую логику
Так мы закрываем все оперативные вопросы — личные мессенджеры остались только для личного общения. Остальные рабочие вопросы обсуждаем в корпоративном мессенджере YouGile.
Мобильное приложение стало частью работы
Когда в 2020 году мы перешли на гибридный график, сотрудники сами начали ставить приложение на телефоны, чтобы не выпадать из процессов. Сейчас в командировках оно обязательно. Уведомления можно отключать на вечер, но в рабочее время все на связи. Так система ещё быстрее стала частью корпоративной культуры.
Читайте также: Как управлять работой команды со смартфона
CRM: «Прикольно, уже 200 клиентов занесли!»
Когда в YouGile появилась CRM, я просто наткнулась на неё при создании проекта (там есть выбор: создать проект с задачами или CRM-проект). Показала коллегам из отдела продаж. И это был первый раз, когда они сами пришли с инициативой: «Прикольно, уже 200 клиентов занесли!».
Раньше мы покупали модуль CRM в 1С, но отдел продаж сопротивлялся: «Слишком сложно», «Отчёты тяжело выгружать». Здесь интерфейс понятный, люди сами начали вести воронку.
CRM-проект нашей компании. Данные изменили для безопасности, но сохранили общую логику
Что ещё изменилось после перехода
Мы не вели строгий учёт метрик в таблицах, но эффекты видны невооруженным глазом.
Новички быстрее вникают в процессы
Раньше, если сисадмин забывал добавить человека в проект, приходилось звонить и отвлекать коллег. Сейчас руководитель пишет в чат: «Юлия, добавь новенького, пожалуйста». Вопрос решается за минуту.
Бюджет под контролем
Переход на YouGile позволил зафиксировать расходы и не зависеть от валютных колебаний. Точных цифр не считали, но нагрузка на бюджет снизилась заметно.
Теперь YouGile — это не «ещё одна программа», а место, где хранятся все важные данные. Это значит, что процессы больше не завязаны на отдельных людях и разрозненных переписках. Лучшего показателя успешности и не придумаешь.