Функции системы

Планирование и общение в одной системе

Отчеты в виде таблиц

#популярные функции

Выводят информацию по проектам в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Данные в отчетах динамически меняются с изменениями в проектах.

Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту. Главная цель инструмента - прозрачность в компании.

Отчеты в виде таблиц

Диаграмма Ганта

#популярные функции

В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта

Инструмент упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности.

Диаграмма Ганта

Цветные задачи

#популярные функции

В системе есть возможность изменить цвет карточки задачи через ее меню.

Мы подобрали палитру из 8 цветов для светлой и 8 цветов для темной темы, чтобы дать возможность поставить яркий акцент на доске.

Цветные задачи

Роли пользователей

#популярные функции

Функция позволяет гибко настроить права для ваших сотрудников, закрыв все основные потребности. Вы можете установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Также есть возможность создать свою роль и более гибко настроить, что можно или нельзя в выбранном проекте, доске, колонке или задаче.

Запретить можно такие действия как просмотр чужих задач, возможность писать в чате, удалять или выполнять задачи, перемещать их, пользоваться стикерами и менять описание задачи.

Роли пользователей

Регулярные задачи

#популярные функции

В YouGile вы можете создавать регулярные задачи. Шаблоны регулярных задач собраны на одной странице для легкости управления и настройки. Вы можете настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — ответственные, исполнители, стикеры на задаче, а также описание и подзадачи. Видео-описание регулярных задач ».

Регулярные задачи

Назначение исполнителей

#популярные функции

Для назначения исполнителя достаточно просто перебросить карточку пользователя на задачу.

Назначенный на задачу будет автоматически оповещаться по всем сообщениям в чате этой задачи, если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту.

Назначение исполнителей

Дедлайны с напоминаниями

#популярные функции

Никто не забудет про срок, к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.

Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу.

Дедлайны с гибкими напоминаниями

Задачи с чатами

#работа с задачами

Каждая задача в системе — это чат. Все взаимодействия в команде становятся простыми, но при этом по делу.

Решается множество важных деталей по каждой задаче. Практически полностью вытесняется переписка в мессенджерах внутри команды.

Задачи с чатами

Обложка задач

#работа с задачами

При отправке картинки в чат вы можете сделать ее обложкой задачи, нажав на кнопку "Сделать обложкой".

Также редактирование обложки доступно через меню задачи.

Для каждой отдельной доски можно включить настройку: автоматически делать обложкой последнюю картинку в чате задачи.

Обложка задач

ID задач

#работа с задачами

Все задачи имеют уникальный ID, который отображается справа от названия задачи, а также в конце ссылки на нее. ID состоит из префикса и номера задачи. Префикс указывает на проект или отдел.

Можно вывести ID на карточки и копировать ссылку на задачу в один клик.

ID задач

Перенос задач между досками

#работа с задачами

Задачи можно перетаскивать между колонками, это стандартный подход, много где реализован.

В YouGile просто потащив задачу, можно перенести на соседнюю доску или вообще в другой проект. Таким же свойством обладают и колонки, можно перетаскивать целые группы задач.

Перенос задач между досками

Чеклисты в задачах

#работа с задачами

В каждой задаче есть возможность создать любое количество чеклистов. На карточке при этом отображается прогресс выполнения чеклистов.

Используется всеми командами. Одна из самых популярных функций.

To-do листы в задачах

Описание к задаче

#работа с задачами

Каждая задача может содержать описание в верхней части чата. Текст можно форматировать стандартным набором инструментов.

Если описание добавлено, то для быстрой навигации появляется кнопка “Описание” в шапке чата.

Описание к задаче с форматированием текста

Дублирование задач

#работа с задачами

В меню задачи есть функция дублирования.

При данном действии создается новая задача, в которую копируется вся информация с исходной, за исключением содержимого чата.

Дубли задач не синхронизируются между собой.

Дублирование задач

Архивирование задач

#работа с задачами

Можно архивировать выполненные или открытые задачи. После архивации задача перемещается в самый низ колонки.

Информация о данном действии логируется. Все задачи в архиве можно разархивировать в любое время.

Доступна настройка автоматической архивации выполненных задач.

Архивирование задач

Зеркальные задачи

#работа с задачами

Это специальная функция, которая позволяет создать синхронизированные копии задач.

Любые изменения в одной из зеркальных задач, кроме ID, подтягиваются в другие связанные с ней задачи.

Можно настроить следующий процесс: в одном проекте задачи запланированы, в другом перемещаются между колонками и досками. На одной доске руководитель составил план из задач. На других досках эти задачи перемещаются разными исполнителями.

Зеркальные задачи

Уведомления по новым событиям

#работа с задачами

Чат в каждой задаче содержит наглядную панель с пользователями, которые получают оповещения о новых событиях.

В системе работают уведомления о новых сообщениях в чатах, о назначении исполнителей, о выполнении задач и о дедлайнах.

Добавление/удаление из уведомлений по задаче

Избранные задачи

#работа с задачами

Любую задачу в системе вы можете пометить избранной. Она появится в соответствующем списке в разделе Мои задачи. Также избранные задачи могут быть сверху в списке чатов в правой панели, это поведение задаётся в настройках списка.

Избранные задачи

Мои задачи

#работа с задачами

Особый раздел в системе, где вы можете посмотреть задачи по категориям: Задачи на мне, Порученные мной, Приватные задачи и Избранные.

В каждом списке можно создать задачу, менять сортировку задач и их дедлайны. Можно помечать задачи избранными и выполнять стандартный набор действий. В своих задачах можно сортировать вручную, выстраивая задачи в удобном для себя порядке.

Мои задачи

Чужие задачи

#работа с задачами

Специальный раздел, в котором вы можете видеть задачи других сотрудниках, если у вас есть к ним доступ. Доступны три списка — По людям, Задачи без исполнителя и Просроченные задачи.

Задачи в списках можно сортировать.

В списке просроченных отображаются задачи с просроченным дедлайном. Удобная функция для руководителя отдела.

Чужие задачи

Приватные задачи

#работа с задачами

Приватные задачи — раздел на странице Мои задачи.

Созданные здесь задачи приватны и доступны только вам. Это может быть личным планировщиком. Но в любой момент вы можете сделать задачу из этого списка доступной для компании и поместить на любую доступную вам доску.

Приватные задачи

Отправка уведомлений на e-mail

#работа с задачами

Все непрочитанные сообщения будут продублированы на e-mail пользователям, подписанным на задачу.

Просто внедрять систему в новую компанию — происходит плавный переход из почты в чаты по задачам. Ни одно сообщение не остается без внимания.

Дублирование пропущенных сообщений на e-mail

Наглядные Agile-доски

#работа с досками

В мире самый успешный инструмент для наглядного ведения проектов — это Agile-доска.

Принцип наглядных, понятных каждому сотруднику досок — основной в YouGile.

Максимально наглядные Agile-доски

Вид Ганта

#работа с досками

В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта

Инструмент упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности.

Диаграмма Ганта

Вид Календарь

#работа с досками

Любую доску можно переключить в вид календаря и посмотреть задачи на недельном срезе.

Видны только задачи с дедлайном, напоминаниями или временным диапазоном.

Вид Календарь

Фильтрация задач на доске

#работа с досками

Фильтровать задачи на доске можно по исполнителю, приоритету, спринту и любому другому стикеру прикрепленному к задаче.

Фильтрация задач по любому параметру

Сортировка задач в колонках

#работа с досками

Через меню колонки можно отсортировать задачи по дедлайну, исполнителю, дате создания, состоянию выполненности, названию, а также состояниям стикеров, добавленных на доску.

Сортировка является безвозвратным действием и будет видна всем пользователям, имеющим доступ к доске.

Вид Календарь

Настройка фонов на досках

#работа с досками

Каждый сотрудник может настроить доску. Фоны можно менять по своему желанию.

Система может выглядеть в фирменном стиле или быть чем-то очень приятным, если поставить фотографию из отпуска.

Настройка фонов на досках

Шаринг досок

#работа с досками

Есть возможность откыть доступ к любой доске по ссылке, чтобы её содержимое могли просмотреть пользователи, незарегистрированные в компаниии.

Настроить функцию может администратор компании или Управляющий проекта.

Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке"

Префикс ID-задач проектов

Иерархия объектов в системе

#проектная работа

Реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности.

В компании может быть любое количество Проектов, в Проекте — любое кол-во досок и т.д.

Иерархия: компания, проект, доска, колонка, задача

Drag&Drop для всех элементов

#проектная работа

Можно таскать и перебрасывать: задачи, колонки, доски, проекты, исполнителей, дедлайны, подзадачи, приоритет, сложность, закидывать пользователей в проект, назначать администраторов и т.д.

Освоив один самый естественный принцип, становится понятна вся система. При использовании в команде всего из 100 человек, это экономит месяцы при внедрении и делает возможным использовать один инструмент на всех.

Удобный принцип Drag&Drop для всех элементов

Префикс ID-задач проектов

#проектная работа

Каждому проекту при создании автоматически присваивается префикс, на основе его названия.

Данное значение можно изменить во время создания проекта или же после, через меню. Префикс добавляется к ID всех задач, находящихся в проекте.

Префикс ID-задач проектов

Проекты для администрирования

#проектная работа

Если вы администратор компании, то проекты, в которых вы не принимаете участия, доступны под спойлером "Проекты для администрирования".

Этих проектов также нет в левом меню. Чтобы они стали отображаться в основном списке проектов, надо установить себе роль управляющего.

Проекты для администрирования

Архив проектов

#проектная работа

Проекты можно заархивировать через меню проекта. Архивы проектов отображаются под спойлером "Заархивированные проекты".

После архивации задачи проекта перестают отображаться в правой панели, а также в сводках и отчетах.

Разархивировать проект можно в любое время через пункт меню "Восстановить из архива".

Архив проектов

Постановка задач в один клик

#проектная работа

Постановка задач должна быть простой, мгновенной, из любого места системы.

В среднем меньше 1 секунды занимает у нового пользователя поиск способа создания новой задачи.

Постановка задач в один клик

Связывание задач на доске

#проектная работа

Задачи на доске можно связать. Список связей будет отображаться в отдельной вкладке задачи.

Для перехода по связям достаточно кликнуть по ссылке.

Связывание задач на доске

Списки задач в архиве

#проектная работа

Все закрытые задачи всегда доступны для просмотра или восстановления.

Достаточно развернуть список внизу любой колонки.

Списки закрытых задач

Выбор цвета для колонок

#проектная работа

Колонки можно разметить разными цветами.

Например, столбик с задачами в работе в данный момент может быть красным, а с выполненными — зеленым.

Цветовая дифференциация столбиков на доске

Зеркальные колонки

#проектная работа

Можно сконструировать доску с копиями колонок "Выполнено" из всех отделов и вывести на большой монитор в общем зале.

Зеркалирование — это создание точной копии любой колонки с задачами. Если, например, удалить задачу из оригинальной колонки, она исчезнет и из зеркальной. Копия всегда будет показывать то, что происходит в оригинале.

Зеркальные колонки

Перетаскивание колонок

#проектная работа

Иногда требуется полностью поменять структуру проекта, переместив целые столбцы с задачами в другие доски. Достаточно потащить столбик на соседнюю доску и поставить в нужное место.

Удобно, например, собрать хотелки в столбце на доске отдела поддержки, а затем просто перенести его на доску отдела разработки.

Таскание колонок с задачами между досками

Глобальные настройки компании

#администрирование

Настройки, доступные только администраторам компании. Можно дать доступ к следующим возможностям:

  • Создание новых проектов
  • Отображение страницы отчётов
  • Редактирование должности сотрудника
  • Создание групповых чатов
  • Отображение e-mail сотрудников
  • Редактирование своего e-mail-а
  • Отображение страницы “Лицензия и оплаты”
  • Автоматическая установка обложки задачи из чата

Доступы к этим возможностям по отдельности можно дать всем сотрудникам, руководителям отделов и администраторам или только администраторам

Глобальные настройки компании

Роли пользователей

#администрирование

Функция позволяет гибко настроить права для ваших сотрудников, закрыв все основные потребности. Вы можете установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Также есть возможность создать свою роль и более гибко настроить, что можно или нельзя в выбранном проекте, доске, колонке или задаче.

Запретить можно такие действия как просмотр чужих задач, возможность писать в чате, удалять или выполнять задачи, перемещать их, пользоваться стикерами и менять описание задачи.

Роли пользователей

Отделы компании

#администрирование

Отделы позволяют разделить людей для понимания, кто где работает, а также определить базовую систему прав.

Руководитель отдела может видеть все задачи сотрудников его отдела. Также он может создавать подчинённые ему отделы, приглашать туда людей и определять там роли участников. Права руководителя можно задать в глобальных настройках компании — возможность создания проектов, видимость отчётов, редактирование должности сотрудников, создание групповых чатов, видимость e-mail сотрудников, отображение страницы лицензий и оплат.

Если у вас большая компания, то рекомендуем начинать с приглашения руководителей отделов и обсуждения с ними процессов. А после этого предоставить им возможность приглашать сотрудников в свои отделы и формировать работу в своих командах самостоятельно.

Отделы

Ссылка для приглашения в компанию

#администрирование

Короткая и уникальная ссылка, которую можно выслать сотрудникам компании для регистрации в вашу компанию в YouGile. Зарегистрировавшийся по ней человек сразу попадёт в вашу компанию, после чего вы сможете распределить его по проектам, присвоить ему отдел и ввести в работу. Только что зарегистрировавшиеся сотрудники отображаются в списке “Нераспределённые по проектам сотрудники”

Ссылка для приглашения в компанию

Общий отчёт

#администрирование

Показывает срезы по компании для быстрого просмотра что происходит по отделам, проектам и по людям. Сверху можно отобразить срез по проектам, отделам или по сотрудникам.

В первой колонке отображается название проекта/отдела/сотрудника и далее идут две колонки — кол-во открытых и кол-во выполненных задач по каждому пункту. Также вы можете добавить в таблицу колонки по своему желанию, например, кол-во задач за последние 7 дней. С результате получите подходящие срезы по вашей компании.

Обратите внимание — вы можете щелкнуть на любое число в этой таблице и провалиться в подробную таблицу-отчет именно по этим задачам. Здесь название, даты, персоналии и прочая информация. Каждую задачу можно открыть и посмотреть чат по ней и узнать, что там происходит.

Общий отчёт

Отчеты в виде таблиц

#администрирование

Выводят информацию по проектам в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Данные в отчетах динамически меняются с изменениями в проектах.

Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту. Главная цель инструмента - прозрачность в компании.

Отчеты в виде таблиц

Отчеты "Время в колонках"

#администрирование

Отчет в виде графика показывает среднее время, которое задачи провели в каждой колонке. Это поможет найти узкие места в работе вашей команды.

Под графиком — таблица с информацией по конкретным задачам. Красным подсвечено, где задача провела больше всего времени. Именно в этих местах возникает «бутылочное горлышко» — этап, на котором застревают задачи. Для того, чтобы увеличить эффективность команды, нужно находить эти этапы, разбираться в причинах задержки задач и по возможности устранять их.

Отчеты 'Время в колонках'

Лента событий

#администрирование

Один из пяти видов отчётов, показывающий все события, совершаемые сотрудниками компании. Каждая колонка — это сотрудник. Отсюда можно восстановить удаленные задачи, колонки, доски, проекты.

Сверху можно отфильтровать ленту событий. Можно выбрать события за определенный период, события определенных сотрудников, выбрать тип действия и выбрать проект, в котором хочется отследить события.

Лента событий

Задачи сотрудников

#администрирование

В удобном графическом виде отображаются задачи по каждому сотруднику. Сверху тоже есть фильтрация: по дате назначения задачи на исполнителя, непосредственно по исполнителю и по проектам. Дополнительное удобство — специальным значком отмечены задачи, в которые сотрудник не заходил и не смотрел их.

Задачи сотрудников

Мобильное приложение

#администрирование

Идеологию YouGile как корпоративного мессенджера и таск-трекера продолжает мобильное приложение.

Можно работать с задачами в проектах на досках и колонках, и общаться с коллегами. Внутри приложения чаты по задачам, личные и групповые переписки.

Приложение доступно для iOS и Android.

Мобильное приложение

Коробочная версия

#администрирование

Доступно Self-Hosted решение, устанавливаемое на собственные сервера.

Можно обеспечить полный контроль над информацией и политикой безопасности.

Коробочная версия

Шифрование данных

#администрирование

Шифрование используется на канале между клиентом и сервером (SSL). Это самый распространённый вариант шифрования среди подобных сервисов, уровень надежности такой же как в WhatsApp, Slack, Basecamp и других. Бывает более высокий уровень надёжности, когда зашифрованный канал устанавливается между клиентами (например, в Telegram). Недостаток при этом в том, что если ключ на клиенте будет утерян (например, удаление программы или чистка истории браузера), то данные переписки нельзя будет восстановить.

В коробочной версии можно распоряжаться тем, как хранятся данные и выбирать шифрование.

Шифрование всех сообщений

Резервное копирование

#администрирование

Для аккаунтов облачной версии мы делаем бэкапы на случай необходимости откатывания данных.

Этот процесс администрируется нашей командой.

Самостоятельно управлять бэкапами можно только в коробочной версии.

Бекапы, выгрузки, резервные копии

Импорт из Trello

#автоматизации

Функция импорта из Trello позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile.

Импортируются доски, колонки, задачи, подзадачи (чек-листы), описание, файлы, а также комментарии (в виде сообщений в чате).

Импорт с Trello

Импорт данных из CSV файла

#автоматизации

Можно выгрузить информацию из других систем или рабочих документов в формате csv-файла, а затем легко загрузить данные в YouGile.

Таким образом можно загрузить список со множеством задач с описанием, датой создания, исполнителями, дедлайнами и другими стикерами.

Импорт данных из CSV файла

Интеграция с почтой

#автоматизации

Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи.

Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес. Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи. В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач.

Интеграция с почтой

Регулярные задачи

#автоматизации

В YouGile вы при помощи стикера "Регулярные задачи" вы можете создавать повторяющиеся задачи. Шаблоны регулярных задач собраны на одной странице для легкости управления и настройки. Вы можете настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — ответственные, исполнители, стикеры на задаче, а также описание и подзадачи. Видео-описание регулярных задач ».

Повторяющиеся задачи

Шаблоны задач

#автоматизации

Вы можете создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон. В шаблоне можно указать исполнителя, ответственного и подписчиков задачи, добавить описание, создать чек-листы, а также подзадачи

После создания шаблона вы сможете выбрать его в списке шаблонов на вашей доске:

Шаблоны задач

Передача задач

#автоматизации

В настройках доски можно добавить правила, позволяющие настроить:

  • куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать
  • каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче
  • каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи
  • какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи

После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик..

Передача задач

Переписка в чатах по задачам

#взаимодействие и общение

Каждая задача в системе — это чат. Все взаимодействия в команде становятся простыми, но при этом по делу.

Решается множество важных деталей по каждой задаче. Практически полностью вытесняется e-mail переписка внутри команды.

Переписка в чатах по задачам

Личная переписка

#взаимодействие и общение

В системе есть полнофункциональный корпоративный мессенджер.

Личная переписка сделана так же удобно, как в привычном Telegram, но со всеми корпоративными стандартами. Потоки чатов по задачам и личных сообщений выглядят одинаково, но при этом удобно распределены по разным категориям.

Личная переписка

Групповые чаты

#взаимодействие и общение

Вы можете создать сколько угодно групповых чатов в системе. Ввести название и выбрать участников.

Можно создать, к примеру, общий чат компании, или чат отдела бухгалтерии.

Вы можете отключить нотификации по любому групповому чату.

Обращаем ваше внимание на то, что во избежание беспорядка приоритетнее общаться в чатах по задаче.

Групповые чаты

Закрепление сообщений в чате

#взаимодействие и общение

Чат со временем засоряется большим количеством сообщений. В YouGile это происходит редко, так как задачи часто закрываются и каналы обновляются автоматически. Но если это стало происходить, можно закрепить важное сообщение, назначив на него кнопку в верхней части окна чата.

Например, удобно закреплять актуальную версию макета дизайна, чтобы никто не ошибся.

Закрепление сообщений в чате

Редактирование сообщений

#взаимодействие и общение

Сообщения в чате можно редактировать.

Достаточно нажать на клавиатуре стрелку «вверх». После редактирования нажать Enter.

Редактирование сообщений

Форматирование текста в чатах

#взаимодействие и общение

Во всех чатах системы можно применять форматирование.

Переход в режим форматирования возможен при выделении текста или через новую иконку в области ввода сообщения.

Форматирование текста в чатах

Пересылка файлов

#взаимодействие и общение

Конечно, в чат можно выкладывать документы, фотографии, файлы.

Пользуясь мобильным приложением, легко добавлять фотографии с места событий, например, на строительной площадке.

Выкладывание в чат документов, файлов, картинок

Индикация прочтения сообщений

#взаимодействие и общение

Легко узнать было ли прочитано сообщение получателями.

Достаточно навести на иконку рядом с сообщением и убедиться, например, что все прочитали сообщение.

Уведомления о прочтении сообщений

Голосование в чатах

#взаимодействие и общение

Функция упрощает процесс совместного принятия решений: от рабочих вопросов до выбора места для обеда.

Голосование анонимное, есть возможность выбрать один или несколько ответов. Форму для голосования можно закрепить в шапке чата – так его увидят все участники.

Голосование в чатах

Создание стикеров с состояниями

#стикеры

Можно создать стикер с произвольными текстовыми значениями, присвоить разные цвета и выбрать иконку. В итоге на доске задачи наглядно разделены по приоритетам, сложности и любым другим параметрам, характерным для конкретного проекта.

Простой, гибкий и наглядный инструмент.

Создание своих стикеров: приоритет, сложность и др.

Свободное текстовое поле

#стикеры

В системе есть возможность создать свои стикеры со свободным полем для ввода текстовых значений.

При добавлении стикера на задачу вы можете указать произвольное значение. Удобно для заметок, чтобы обратить внимание на задачу.

Свободное текстовое поле

Свободное числовое поле

#стикеры

Можно создать свой стикер с числовым полем. При добавлении данного типа стикера на задачу можно указать целое числовое значение.

Можно включить опцию отображения суммы значений данного стикера рядом с названием колонки.

Свободное числовое поле

Стикер Дедлайн

#стикеры

Никто не забудет про срок, к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.

Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу.

Дедлайны с гибкими напоминаниями

Стикер Исполнитель

#стикеры

Для назначения исполнителя достаточно просто перебросить карточку пользователя на задачу.

Назначенный на задачу будет автоматически оповещаться по всем сообщениям в чате этой задачи, если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту.

Назначение исполнителей

Временной интервал

#стикеры

Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (спринтам) Обычно спринт — это 1-3 недели.

Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.

Стикер Временной интервал

Секундомер

#стикеры

На задачу можно набросить секундомер, который будет считать время, потраченное на задачу.

Можно настроить автозапуск секундомера при создании задач и выключение при их выполнении.

Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды.

Секундомер

Таймер

#стикеры

Отличный способ видеть как истекает время, отведенное для закрытия задачи.

Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу и начнется обратный отсчет установленного времени. Удобно использовать при командной работе и постоянно видеть, что до завершения осталось, например, 1 день 15 часов 7 минут.

Таймер

Регулярные задачи

#стикеры

В YouGile при помощи специального стикера вы можете настроить автоматическое создание регулярных задач. Шаблоны регулярных задач собраны на одной странице для легкости управления и настройки. Вы можете настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — ответственные, исполнители, стикеры на задаче, а также описание и подзадачи. Видео-описание регулярных задач ».

Регулярные задачи

Режим «Не беспокоить»

#удобные мелочи

Оповещения могут отвлекать! В системе есть все необходимые настройки для спокойной работы.

Например, можно отключить уведомления на 4 часа, а по прошествии удобно просмотреть все чаты, где вы были добавлены в нотификацию.

Режим «Не беспокоить»

Настройки уведомлений

#удобные мелочи

Можно настроить YouGile так, чтобы вам приходили только важные уведомления, а всё лишнее отключить. Настройки находятся в разделе «Мой профиль».

Отключите звук и всплывающие сообщения по действиям коллег, которые не требуют срочной реакции.

Чтобы оставаться в курсе происходящего в задачах, пару раз в день разбирайте список чатов. Красные индикаторы показывают, в каких задачах произошли изменения.

Для пользователей мобильного приложения доступна настройка уведомлений, приходящих на смартфон.

Настройки уведомлений

Поиск

#удобные мелочи

Поиск осуществляется по названию задач, именам, описанию задач, чеклистам, по чату задач, по доступным личным и групповым перепискам и по названиям файлов в чатах. Поиск расположен сверху в проектах и сверху списка ваших чатов в правой панели.

Поиск