Назад
Мы прошли путь, который, скорее всего, знаком многим: начинали с таблиц и чатов, а когда команда выросла — задачи начали теряться, сроки срываться, а управленческая рутина съедать по 2–3 часа в день.
Мы не стали звать интеграторов и не ждали «идеального момента». Взяли коробочную версию YouGile, развернули на своих серверах и своими силами перевели всю компанию в единую систему.
В этом тексте — честно о том, как мы это сделали, где ошибались, что сработало и какие результаты получили.
О нас
ГК «Первый Трест» — девелопер полного цикла, входит в ТОП-35 застройщиков России. Работает в Уфе, в портфеле девять жилых комплексов и более 340 000 м² жилья. В структуру холдинга входят департамент заказчика, генподрядчик, IT-отдел, торговый дом и управляющая компания.
Как мы работали до перехода в YouGile
Фиксировали в Excel и мессенджерах. Это работало, пока команда была маленькой. Но с ростом штата начались сложности.
- Пропал сквозной контроль. Департамент заказчика и генподрядчик работали в разных системах. Задачи ставили в чатах, но они не попадали в общий список. Из-за этого срывались сроки и возникали споры — понять реальный статус задачи было сложно.
- Усилилось ручное управление. Отчётность собирали вручную, а KPI часто оценивали «на словах», потому что в задачах не было истории действий и данных для объективной оценки.
- Появились риски утечки. Фото с объектов (техника безопасности, качество работ), документы юрдепартамента и финансовая отчётность хранились в облачных сервисах.
Когда стало понятно, что пора что-то менять
В какой-то момент мы посчитали: топ-менеджеры тратят по 2-3 часа в день только на то, чтобы скоординировать отделы.
На субботних объездах объектов мы вместо реальной работы бегали и выясняли, кто отвечает за каждую задачу, где проект, есть ли финансирование. Объезды заканчивались в 18:30, а люди уходили с работы в 21:30.
Стало очевидно: нужна единая система, где будут собраны задачи, сроки, материалы и обсуждения.
Почему выбрали YouGile
Для нас важно, чтобы система работала стабильно и предсказуемо. Коробочная версия YouGile отвечает этому требованию. Она развёрнута на наших серверах — это даёт полный контроль над инфраструктурой и гарантирует, что работа команды не зависит от внешних факторов. Кроме того, система остаётся доступной даже при отключениях интернета, что для нас критично.
Как распределили доступы:
🔓 Для большинства сотрудников — стандартный доступ.
🔐 Для топ-менеджмента — закрытый контур (только из локальной сети офиса).
У YouGile есть и другие плюсы, которые мы сразу оценили.
- Систему можно настроить самим. В строительстве процессы постоянно меняются: новые объекты, другие подрядчики, меняются требования. Нам нужна была система, где мы сами можем перестроить процессы, не привлекая интеграторов каждый раз. В YouGile это получилось — настроили доски под свою логику без посторонней помощи.
- Сервис работает с телефона. Наши прорабы и инженеры постоянно на объектах, в поле. Им важно зафиксировать задачу, прикрепить фото, обсудить с коллегами — и всё это со смартфона. В мобильном приложении YouGile это работает полноценно и без ограничений.
Как внедряли YouGile
|
Этап |
Что делали |
|
1. Пилот |
Запустили YouGile в одном департаменте: отладили процессы, убедились, что система работает удобно и логично. |
|
2. Масштабирование |
Подключали отделы постепенно: получили первый положительный опыт → добавили следующий отдел → пригласили весь штат. |
|
3. Настройка под процессы |
По мере работы несколько раз меняли структуру досок, чтобы они точно отражали логику — от стратегических целей до операционных задач |
Как мы работаем в YouGile
Когда мы только начинали, хотелось избежать типичной ошибки: чтобы система превратилась в «кладбище задач», куда всё скидывают и забывают. Поэтому выстроили логику от общего к частному: сначала стратегия, потом операционка, и всё это связано между собой.
1. Ставим стратегические цели
В начале года мы собираем стратегические цели по каждому объекту и размещаем их на отдельной доске. Например, на 2026 год по каждому ЖК у нас запланировано 23 цели — с конкретными сроками и метками: номер дома, этап строительства, ответственный.
Это не просто список «хотелок». Каждая цель привязана к бюджету и срокам, и все видят, куда мы движемся в долгосрочной перспективе.
Данные на досках изменены в целях безопасности, но логика сохранена
2. Цели разбиваем на задачи
Сама по себе цель «Сдать дом в эксплуатацию» ничего не даёт исполнителю. Поэтому у каждого из девяти объектов есть свой специалист по планированию. Его задача — превратить стратегию в конкретные действия.
Он готовит общий график проекта, согласовывает его с банком проектного финансирования, а затем разбивает цели на задачи в системе:
- назначает сроки;
- добавляет теги (объект, этап, корпус);
- связывает задачи между собой.
Например, цель «Сдать дом в эксплуатацию» превращается в цепочку: «Завершить заливку монолита» → «Провести коммуникации» → «Сделать чистовую отделку» → «Получить разрешение на ввод».
Так каждый исполнитель видит не просто свою задачу, а понимает, как она вписывается в общую картину.
Данные на досках изменены в целях безопасности, но логика сохранена
3. Контролируем текущие задачи на «доске месяца»
Стратегия — это хорошо, но каждый день нужно понимать, что происходит здесь и сейчас. Для этого мы используем «доску месяца».
На ней собраны сводки:
- Задачи на сегодня — чтобы контролировать текущую работу.
- Задачи на неделю — чтобы планировать нагрузку.
- Просроченные задачи (например, 136) — чтобы сразу видеть, где нужна помощь.
Сводки — это колонки, которые показывают задачи из одного или нескольких проектов по любым заданным критериям.
У генподрядчика в системе около 50 000 задач, но он не работает со всеми сразу — доска месяца показывает только те, которые требуют внимания сейчас.
Что даёт нам работа в YouGile
2 часа в день топ-менеджмент экономит на управлении
Раньше мы засиживались до 21:30, потому что значительную часть дня занимала управленческая рутина: поиск информации, сверка статусов, координация отделов. Сейчас система берёт это на себя. Мы освободили около двух часов в день — это почти 500 часов в год, которые можно направить на развитие, а не на микроменеджмент.
На 100 часов в год сократили время осмотра объектов
Раньше на объекты выезжали «вслепую»: на месте разбирались, где задержка, кто отвечает и есть ли финансирование. Встречи растягивались до 18:30. Теперь перед выездом мы открываем отчёт по просроченным задачам и сразу видим проблемные точки. Объезды заканчиваются в 16:00–16:30.
На 18% выросла эффективность команд
До перехода на YouGile оценивали эффективность «на глаз» или по отзывам коллег. Теперь мы выгружаем объективные данные: сколько задач выполнено в срок, где просрочки, кто за что отвечает. На основе этих метрик формируем KPI. Исполнители видят свои результаты в цифрах, а руководители — реальную картину без искажений.
10% от оборота сохраняем ежегодно
Мы прикрепили к задачам обязательные отчёты о выполненной работе. Если на каком-то этапе появляется отклонение, система показывает его сразу. Мы успеваем исправить ситуацию до того, как придётся переделывать. Это помогает экономить около 10% от оборота в год.
«Для нас было важно, чтобы систему можно было настраивать под реальные процессы компании. Мы несколько раз перестраивали рабочее пространство, пока оно не начало точно отражать нашу работу.
И команде нужно время на адаптацию: сначала люди продолжают пользоваться таблицами, но постепенно переходят в систему, когда задачи и сроки становятся прозрачными».
Для команд до 1000 человек запуск системы YouGile занимает один день.
Также мы можем помочь:
- развернуть систему;
- перенести процессы из таблиц и мессенджеров в систему;
- настроить доски под вашу работу.