Назад
Картина по номерам, алмазная мозаика, воздушный пластилин — за каждым таким товаром стоит не только производство, но и десятки внутренних процессов: от подготовки продукта до работы с маркетплейсами. В «Фабрике творчества» их помогает упрощать ИТ-команда из 15 человек: ищет повторяющиеся операции и убирает из них ручную работу.
Ещё «Фабрика творчества» выпускает алмазную мозаику, воздушный пластилин и другие товары для хобби и творчества
С чужими процессами получалось неплохо. А вот собственную работу команда долго не могла привести в порядок: задачи переезжали в таск-трекеры, а обсуждения снова возвращались в мессенджеры. Руководитель отдела ИТ-разработки Антон Кабанов рассказывает, почему смена сервисов не помогла и какое правило в итоге изменило привычки команды.
Задачи — в трекере, работа — в Telegram: почему инструменты не приживались
Когда бизнес на маркетплейсах начал расти, вместе с ним увеличилось и количество запросов к ИТ-команде. Чтобы не держать всё в чатах и голове, отдел несколько раз пытался перенести работу в таск-трекеры.
Мы заводили доски, распределяли задачи, назначали исполнителей. Но стоило появиться срочному вопросу — обсуждение снова утекало в Telegram. Там было быстрее и привычнее.
В результате сама задача оставалась в одном месте, а её контекст — в нескольких других. Чтобы восстановить историю работы, приходилось искать файлы в почте, поднимать переписки и вспоминать устные договорённости.
Пока Telegram работал стабильно, команда с этим мирилась. Но когда сообщения и файлы начали отправляться с перебоями, стало понятно: нужен сервис, где задача и всё её обсуждение находятся рядом — без необходимости переключаться между разными программами и судорожно проверять, дошло ли сообщение. Поэтому в феврале 2026 года команда выбрала систему управления проектами YouGile.
Нас зацепил дружелюбный интерфейс и то, что можно общаться прямо внутри задачи. Не нужно отдельно вести трекер, а потом всё равно уходить обсуждать работу в Telegram!
В чате задачи можно делиться файлами, записывать аудио и загружать скринкасты
На первую настройку сервиса ушло около недели. Но главным было не создать правильные колонки, а закрепить новую привычку.
«Всё, что обсуждается вне таск-трекера, нелегитимно»: правило, которое изменило работу
С внедрением помог аналитик, который уже работал с YouGile и быстро стал внутренним «гуру» системы. Первые дни он разбирал её вместе с командой на встречах: показывал основные сценарии и помогал переносить привычные процессы в задачи.
Но чтобы всё это реально сработало, команда договорилась о жёстком правиле: не отвечать на рабочие сообщения в других сервисах и обсуждать всё, что связано с задачей, только внутри неё в YouGile.
Структура задачи позволяет быстро войти в курс дела — можно увидеть чат, описание, логи и подзадачи
Забавно, что первым нарушил это правило именно я. Мне срочно понадобилась какая-то информация, поэтому по привычке написал разработчику в другом мессенджере. А он мне отвечает: “Всё уже есть в YouGile”. Тут я понял: если сотрудники сами возвращают даже меня в систему — значит, привычка закрепилась!
Постепенно тот же принцип начали распространять за пределы ИТ-команды: к работе в YouGile подключились коллеги из отдела маркетплейсов и других подразделений. Например, сотрудники производства в Раменском поначалу продолжали по старинке писать в Telegram.
Мы отвечали одинаково: классно — теперь зафиксируйте всё в YouGile. То, что обсудили устно или оставили в стороннем чате, забудется через 15 секунд. А то, что попало в задачу, сразу станет частью работы. Потребовалось буквально несколько таких напоминаний.
На новую привычку ушло примерно две-три недели. Рабочие чаты в Telegram иногда оживают и сейчас, но обсуждение там не продолжают: команда находит нужную задачу в YouGile или создаёт новую.
Сначала разобраться, потом запланировать: как устроена доска команды
На старте сотрудники вели собственные доски и выстраивали процессы так, как было удобно каждому. Для личных задач этого хватало, но совместная работа потребовала общих правил.
Если попытаться объять необъятное — скорее всего, ничего не получится. Начинать надо с малого. Поэтому наша доска выросла из колонки, где были записаны основы: как здесь себя вести, как создавать задачи и что с ними делать.
Так выглядела первая «база знаний»
Постепенно доску достраивали под работу отдела. В итоге в ней разделили два разных процесса: сначала команда разбирается с новыми запросами и определяет, что именно нужно сделать, а затем планирует уже конкретные задачи.
Для первого этапа есть колонка «Цели». Сюда попадают запросы, у которых пока нет готового решения. Например, бухгалтерии нужно регулярно скачивать отчёт из личного кабинета маркетплейса и вручную переносить показатели в учётную систему. В «Целях» такой запрос фиксируют как проблему: можно ли автоматизировать этот процесс?
Дальше команда ищет решение и обсуждает варианты прямо в чате задачи. Сначала проверяет, существуют ли готовые инструменты и подходят ли они компании. Если нет — продумывает собственный вариант. Все уточнения, ссылки, файлы и договорённости остаются в одном месте, поэтому по истории переписки можно восстановить, как команда пришла к конкретному решению.
Для меня чаты в задачах — это вообще огонь. Когда параллельно идёт несколько проектов, я физически не могу помнить, что происходит в каждом. А здесь открываю задачу, читаю последние десять сообщений — я снова в теме. Возможность не держать весь контекст в голове — главное, что дал мне YouGile!
Когда решение найдено, из цели появляются конкретные задачи. Например, аналитик должен разобрать данные и описать логику, а 1С-программист — реализовать готовую постановку. С этого момента начинается уже планирование работы: задачи попадают в «Общий список», оттуда команда выбирает их в «План на неделю», а самые приоритетные переносит в «План на сегодня».
Получается простая логика: «Цели» отвечают на вопрос «какую проблему надо решить?», а остальные колонки — «что из понятных задач и когда мы делаем?»
Но даже с понятным планом периодически появляются задачи, которые нужно сделать «срочно» или «вчера». Чтобы такие поручения не потерялись среди остальных, команда отмечает их стикером «critical». А понять, куда встроить новую задачу и что ради неё придётся сдвинуть, помогает ещё один инструмент в YouGile.
«Нужно пораньше»: как согласовывать приоритеты с бизнесом
Когда основной процесс прижился, команда начала активно использовать диаграмму Ганта в YouGile. На ней видны сроки, связи между задачами и загрузка отдела: что можно делать параллельно, а что начнётся только после завершения предыдущего этапа.
Особенно полезна диаграмма в тот момент, когда у бизнеса появляются новые требования. Команда добавляет новую задачу в общий план и сразу видит, на какой срок её реально можно поставить с учётом текущей загрузки и зависимостей между проектами.
Для бизнеса здесь главное — прозрачность. На Ганте видно всё, что уже находится у нас в работе, какие сроки стоят у проектов и чем заняты ресурсы команды. Поэтому если новую задачу нужно срочно поднять в приоритете — можно сразу понять, на что это повлияет. И уже с учётом этого принять взвешенное решение о том, что делать в первую очередь.
Диаграмма Ганта в YouGile показывает текущие задачи, сроки их выполнения и актуальную загрузку
Такой подход помогает при квартальном планировании. Разговор больше не строится вокруг обещаний «постараемся успеть в этом году». Команда показывает реальную очередь работ и вместе с руководством выбирает: сохранить текущий план, передвинуть сроки или отказаться от менее важных задач.
Если нам предлагают сделать “пораньше” — мы просто показываем Гант!
В итоге у бизнеса и ИТ-команды появляется единое понимание приоритетов, сроков и доступных ресурсов. Это помогает двигаться в одном направлении и заранее договариваться о достижимом результате.
Что меняется, когда вся история работы остаётся внутри задачи
Главный результат для команды за полгода в YouGile — контекст перестал жить в головах сотрудников и разных каналах связи. Вопросы, ссылки, файлы и принятые решения остаются внутри задачи, поэтому к работе проще вернуться даже после паузы.
Проще стало и с идеями. Теперь их можно сразу зафиксировать на доске и вернуться к ним позже, когда появится время разобраться в подходе. Раньше такие мысли легко терялись среди текущих задач и переписок.
Это пригодилось и после завершения задач. На ретро команда может вернуться к истории обсуждения и посмотреть, какие решения принимала и где возникали сложности. А руководителю больше не нужно помнить десятки параллельных разговоров: достаточно открыть задачу и восстановить её историю.
В итоге YouGile перестал быть ещё одним местом, куда нужно формально заносить задачи. Переломным оказалось простое правило: всё, что относится к работе над задачей, должно оставаться внутри неё.
Что можно забрать из опыта «Фабрики творчества»
- Как сделать так, чтобы сотрудники действительно пользовались таск-трекером?
Перенесите туда не только список задач, но и саму работу вокруг них. Если задача находится в трекере, вопросы обсуждают в Telegram, файлы присылают по почте, а договорённости после созвонов нигде не фиксируют — контекст снова оказывается разбросан по разным местам. В «Фабрике творчества» договорились, что всё обсуждение по задаче продолжается внутри неё. На новую привычку ушло примерно две-три недели.
- Какие правила работы в таск-трекере стоит установить?
Начните с нескольких конкретных договорённостей: где создавать задачи, как с ними работать и где вести обсуждения. В «Фабрике творчества» эти правила разместили прямо на общей доске, чтобы сотрудникам не приходилось искать отдельную инструкцию. Чем проще правило проверить в ежедневной работе, тем легче его соблюдать.
- Как организовать задачи в таск-трекере?
Не складывайте в один список идеи «на потом» и то, что команда делает прямо сейчас. В «Фабрике творчества» новый запрос сначала попадает в «Цели»: там команда разбирается, как его вообще можно решить. Когда подход понятен, появляются конкретные задачи — они идут в общий список, затем в план на неделю и на сегодня.
- Как работать со срочными задачами и приоритетами?
Срочная задача не должна просто падать сверху на уже забитый план. Сначала стоит понять, что ради неё придётся отложить. В «Фабрике творчества» это показывают на диаграмме Ганта: видно текущую загрузку и сразу понятно, какие работы сдвинутся, если новый запрос действительно нужно взять немедленно.
Хотите собрать задачи и рабочие обсуждения в одном месте? В YouGile у каждой задачи есть собственный чат: туда можно добавлять файлы и ссылки, приглашать коллег из разных отделов и сохранять историю решений.
Команды до 10 человек могут пользоваться YouGile бесплатно — без ограничений по функциям и времени.
