Назад
В «Атлантах» состоят полторы тысячи предпринимателей из 43 сфер, а команда клуба проводит для них больше 750 мероприятий в год. В работе клуба задействованы разные команды: ИТ отвечает за технические задачи и развитие внутренних сервисов, ивент-команда готовит мероприятия, а операционный блок координирует процессы между отделами.
«Атланты» построены вокруг идеи — правильное окружение помогает расти быстрее
У каждого направления свои задачи и процессы — загонять их в одну схему было бы бессмысленно. CEO и управляющий партнёр Бизнес-клуба «Атланты» Олеся Сивач рассказывает, как синхронизировать все команды в YouGile и при этом оставить каждой свою логику работы.
«А кто ведёт задачу?»: куда пропадали договорённости после встреч
У нас новые задачи часто появляются прямо на встречах: обсудили идею, определили следующий шаг, разошлись выполнять. Но дальше каждая договорённость фиксировалась по-своему. Одна — в общем чате, другая — в личной переписке, третья вообще оставалась в головах участников.
Из-за этого на следующей планёрке часть времени уходила не на новые решения, а на выяснение старых вопросов:
- кто взял работу на себя;
- что уже успел сделать;
- есть ли дедлайн;
- от кого сейчас ждут следующий шаг.
Особенно сложно было на стыке нескольких направлений. После одной встречи поручения могли одновременно получить маркетинг, продажи, ивент-отдел и операционный блок. Дальше каждому руководителю нужно было распределить работу внутри своей команды и при этом не потерять общую картину. А чем чаще обсуждение уходило в личные чаты, тем сложнее было понять, что уже сделано и на чьей стороне следующий шаг.
Стало понятно, что нужен общий таск-трекер, где можно фиксировать задачи, ответственных, сроки и ключевые договорённости. А также в любой момент видеть, кто чем занят и на каком этапе находится работа.
Искать такой сервис с нуля не пришлось. Наша ИТ-команда уже работала в системе управления проектами YouGile — фактически это таск-трекер и корпоративный мессенджер в одном окне. Поэтому мы решили постепенно подключить к нему остальные направления.
Так видно, что происходит с задачами и о чём договаривается команда
Но дальше возник вопрос посложнее: как перевести в одну систему около 50 человек, если ИТ, ивенты и операционный блок работают по-разному?
Три колонки вместо большого внедрения: как запускали YouGile в «Атлантах»
Переход на YouGile внутри клуба во многом вел операционный директор Елена Цивка. Она начала с себя: посмотрела обучающие ролики на Rutube-канале YouGile, разобралась в интерфейсе и вместе с ИТ-директором прикинула, как перенести в таск-трекер текущие проекты клуба. Быстрый вход был принципиален — никто из нас не хотел тратить недели на обучение и писать длинные инструкции.
Для первой доски хватило трёх колонок: «Сделать», «В работе» и «Готово». Елена взяла эту простую схему за основу и на встрече с топ-командой показала, как создавать проекты, ставить задачи и работать с основными возможностями YouGile. Кажется, мы научились примерно за полчаса!
Чтобы освоить YouGile, не нужно специальное внедрение и сложное обучение
Приблизительно за неделю наша топ-команда окончательно освоилась в YouGile, а в течение месяца к таск-трекеру присоединились около 50 сотрудников «Атлантов».
ИТ — по этапам разработки, ивенты — по месяцам: как устроены доски команд
Мы не стали заранее проектировать одну общую схему для всех. В YouGile базовую доску можно собрать буквально за несколько минут, поэтому каждый отдел очень быстро сделал подходящий для себя вариант и дальше добавил только то, что действительно понадобилось в работе.
Наша ИТ-команда выстроила доску по этапам разработки. Сначала задача попадает в «Формирование ТЗ», затем — в «Можно брать в работу» и «В работе». После разработки она проходит тестирование, готовится к релизу и в конце переходит в «В релизе».
Дополнительную информацию вынесли в стикеры: ими можно сразу отметить тип задачи — например, баг, новую функцию или доработку, — а также приоритет и другие важные параметры.
По доске сразу видно, где находится каждая задача
В YouGile мы ведём весь ИТ-бэклог: задачи по разработке, интеграциям и исправлению ошибок. Для каждой задачи фиксируем приоритет, ответственного и срок, а её статус виден на всех этапах. Это помогает не терять договорённости, контролировать загрузку команды и быстро подключаться там, где возникают сложности.
У операционного блока доску ведёт Елена Цивка. Большую работу она при необходимости разбивает на подзадачи, а задачи между колонками двигает сама — так ей проще контролировать, что уже в работе и где нужно подключиться. Права доступа в YouGile можно гибко настроить под такой сценарий: определить, кому доступен проект и какие действия сотрудники могут выполнять.
Подзадачи помогают разделить большую работу между несколькими исполнителями
Если же задача превращается в отдельный большой проект со специфичными этапами, Елена выносит её на отдельную доску.
Например, так организована работа над системой KPI и внедрением оргструктуры. Это помогает мне не смешивать крупные инициативы с ежедневной операционкой.
Ивент-команда тоже не стала копировать чужую схему и собрала доску вокруг календаря мероприятий. Отдельно держит бэклог, работу текущего и следующего месяца и уже завершённые события. Здесь особенно важны сроки: дедлайны и стикеры приоритета помогают сразу увидеть, что приближается и что требует внимания.
За счёт такой структуры проще видеть мероприятия, которые ещё предстоит подготовить
Мы быстро поняли, что базовых возможностей YouGile хватает для очень разных процессов. В одной системе можно собрать и более жёсткую операционную работу, и гибкий процесс ИТ-команды — без необходимости всех вести по одной схеме.
Главное — теперь не нужно собирать статусы на созвонах или отдельно уточнять их у коллег. Достаточно открыть доску и сразу увидеть, как идут дела в проекте!
Ссылка вместо переписки: как вернуть обсуждение обратно в задачу
С досками наша команда разобралась быстро, а вот привычка обсуждать работу в Telegram осталась. Сотрудники продолжали писать друг другу в личку и общие чаты, поэтому часть решений снова оказывалась отдельно от самой работы.
Запрещать Telegram мы не стали. Например, если диалог касался конкретного поручения, Елена просто отправляла коллегам ссылку на нужную задачу в YouGile. Дальше разговор продолжали уже там, чтобы его результат не оставался в отдельной переписке.
Нам нравится, что в YouGile всё обсуждение остаётся прямо внутри задачи. Так потом не приходится вспоминать, где мы и что обсуждали. Возвращаешься в задачу — а вся история уже там!
Постепенно у нас закрепилось простое правило: быстрые вопросы можно решать в переписке, а всё важное для дальнейшей работы — сохранять в задаче.
Контекст задачи сохраняется вместе со всеми договорённостями
При этом для обычного общения в YouGile есть полноценный корпоративный мессенджер: можно переписываться лично, создавать групповые чаты и даже бесплатно приглашать в них гостевых пользователей. Они участвуют в обсуждении, но не получают доступ к остальным деталям проекта.
К обсуждению в YouGile легко подключить клиента, подрядчика или партнёра
С коммуникацией у нас в итоге сработал тот же подход, что и с досками: несколько общих правил вместо одного жёсткого сценария для всех. В результате команда сама привыкла работать в YouGile — со временем стало проще держать задачи и договорённости в одном месте, чем потом искать их по чатам. А когда сервис облегчает работу, его не приходится никому навязывать!
Что можно забрать себе из опыта «Атлантов»
- Какой должна быть первая доска в таск-трекере?
Начните с самой простой структуры, которая отражает движение реальных задач. В «Атлантах» первая состояла всего из трёх колонок: «Сделать», «В работе» и «Готово». Простой процессной доски хватило, чтобы сотрудники разобрались с основными принципами и начали пользоваться системой.
- Как приучить сотрудников пользоваться таск-трекером?
Одного объявления «с понедельника работаем здесь» недостаточно. Нужен человек, который будет вести переход и своим примером закреплять новые правила работы.
В «Атлантах» таким инициатором стала Елена Цивка. Если обсуждение задачи начиналось в Telegram, она отправляла коллегам ссылку на нужную задачу и возвращала разговор туда. Постепенно закрепился простой принцип: важные задачи и договорённости должны оставаться в таск-трекере, даже если что-то сначала обсудили в мессенджере.
- Как настроить канбан-доску для команды?
Сначала посмотрите, как процесс выглядит в реальной жизни, а затем перенесите его основные этапы в колонки. Первую доску в YouGile легко собрать буквально за несколько минут.
Если позже понадобится больше возможностей, её можно дополнить автоматическими действиями, шаблонами задач и другими настройками, которые снимут часть ручной работы. Даже такая более подробная настройка обычно занимает около 20 минут.
- Нужно ли ставить дедлайн на каждую задачу?
Нет. Дедлайн полезен там, где у работы действительно есть срок. Если у задачи нет конкретной даты завершения, искусственный дедлайн только добавит лишнюю формальность.
Тот же принцип действует с подзадачами: сложную работу удобно разбить на шаги, а простое поручение незачем усложнять дополнительной структурой.
Хотите собрать разные команды в одном месте и при этом не заставлять всех работать по единой схеме? В YouGile каждый отдел может настроить систему под свои процессы: выбрать нужные этапы, назначать ответственных и сроки, добавлять подзадачи и хранить обсуждения прямо внутри задач.
Команды до 10 человек могут пользоваться всем функционалом YouGile бесплатно — навсегда. Узнать подробности
