Как «Совтест» ведёт инженерные проекты и разрабатывает оборудование в YouGile

Антон ГригорьевЗаместитель директора по развитию в «Совтест»

В инженерной разработке прозрачность — это не когда руководитель видит каждый шаг сотрудника. Для инженера важно другое: найти исходные данные, задать вопрос коллегам, показать промежуточный результат и быстро получить обратную связь.

О нас

«Совтест» — российская группа компаний, которая поставляет оборудование и технологии для производства радиоэлектроники. С 1991 года компания прошла путь от дистрибьютора до владельца собственного завода в Курске и R&D-центров в Курске, Москве, Коврове и Зеленограде.

Наша дирекция по развитию разрабатывает новые решения. Для таких проектов характерны длинные циклы разработки, строгие сроки и фиксированные бюджеты.

Пример продукции «Совтест». Фото с сайта sovtest-ate.ru

Почему обычного трекера задач недостаточно

В компании есть типовые процессы: продажи, договоры, закупки, бухгалтерия, официальные поручения. Для них используют 1С. Там удобно вести документы, договоры, отчёты и задачи, которые видит руководство.

Наша дирекция по развитию работает с другим типом задач. Здесь не всегда можно заранее точно описать результат и срок. Например, инженеру нужно разработать новый механический узел. На старте понятно только, что узел должен выполнять определённую функцию и стыковаться с другими частями установки. Дальше начинаются варианты, расчёты, обсуждения, черновики, уточнения и доработки.

Если вести такую работу только верхнеуровнево, быстро теряются детали: почему выбрали это решение, кто согласовал схему, где лежит черновик, какие вопросы ещё открыты. Если, наоборот, пытаться разложить каждый инженерный шаг в большой планировщик, управление превращается в отдельный проект.

Поэтому команда разделила процессы по уровням:

• 1С — для официального контура: договоров, поручений, документов, отчётов.
• MS Project — для верхнеуровневого планирования: дорожных карт, зависимостей между этапами и сроков по проекту.
• YouGile — для ежедневной инженерной работы: контроля задач, обсуждений, передачи файлов, вопросов к коллегам и фиксации промежуточных решений.

YouGile не заменяет все системы сразу. Он закрывает конкретный слой работы — операционку внутри инженерной команды.

Как мы ведём проекты и ставим задачи

Инженерный проект начинается не с одной большой цели «разработать установку». Такая задача слишком крупная: по ней невозможно понять, кто что делает сегодня, где нужна помощь и какой результат уже готов.

Поэтому проект раскладывают на рабочие направления. Нужно разработать отдельные модули, подготовить конструкторскую документацию, согласовать схемы, проверить, как узлы стыкуются друг с другом, передать решения в производство, а потом вернуться к доработкам после сборки и отладки.

Для каждого проекта у нас отдельная доска. У всех досок есть пять колонок: «Нужно сделать» → «В работе» → «Контроль» → «Требует обсуждения» → «Выполнено». Этой структуры хватает, чтобы провести задачу через весь цикл — от постановки до готового результата.

На доску попадает не весь проект целиком, а те рабочие задачи, которые нужно довести до конкретного результата. Например:

• разработать коммутационную панель;
• согласовать схему с коллегами;
• подготовить КД по узлу;
• проверить, как решение стыкуется с соседним модулем;
• передать материалы дальше в производство или на обсуждение.

Так большой проект становится видимым на уровне ежедневной работы. Руководителю не нужно каждый раз спрашивать у инженера: «Что сейчас происходит?» Достаточно открыть доску и посмотреть, какие задачи в работе, где есть обсуждения и что уже передано на контроль.

Что происходит внутри задач

Раньше, чтобы согласовать черновик электросхемы или уточнить размер панели, нужно было собирать совещание, рассылать файлы по почте или писать в общий чат.

Сейчас в YouGile всё остаётся рядом с задачей. Коллега прикрепляет чертёж, скриншот или фото прототипа прямо в задачу. Остальные смотрят материалы, задают вопросы, предлагают правки и фиксируют договорённости в комментариях. Так обсуждение не оторвано от результата.

Если через несколько недель нужно понять, почему выбрали именно это решение, не нужно поднимать почту, искать файл на диске и вспоминать, кто что писал в чате. Команда открывает выполненную задачу и видит ход работы.

Новые задачи появляются двумя способами:

1. Из план-графика. Когда стартует проект, команда собирает базовый план в MS Project, обсуждает его с участниками и детализирует до уровня блоков, модулей и действий. После этого становится понятно, какие конкретные задачи нужно завести в YouGile.
2. По ходу работы. В инженерных проектах часто появляются новые вводные или выясняется, что какой-то шаг забыли учесть. Тогда путь обычно такой: заметили потребность → обсудили с причастными → приняли решение → завели задачи в YouGile.

Для быстрого контакта списываемся в корпоративном мессенджере. Справа в интерфейсе у нас всегда открыты чаты с коллегами. Если нужно быстро уточнить детали, не выходя из YouGile, пишем в корпоративном мессенджере. Не нужно включать доступ к сторонним сервисам, переходить между окнами и искать нужный чат.

Отказались от тайм-трекинга

Мы достаточно быстро поняли, что для инженерной разработки универсальных оценок времени практически не бывает.

В типовой продаже или простом поручении срок можно оценить достаточно точно. Пришёл запрос — нужно подготовить коммерческое предложение, согласовать договор, передать документы. Здесь понятно, что должно произойти и сколько времени обычно занимает каждый шаг.

В разработке нового оборудования всё иначе. Можно поставить задачу, но на старте у инженера не всегда есть все вводные. В процессе появляются ограничения, зависимости от соседних модулей, новые технические вопросы. Первичная оценка легко меняется: задача, которая казалась простой, может потребовать нескольких дополнительных обсуждений и доработок.

Поэтому команда смотрит не на часы, а на движение задачи. В YouGile видно, кто отвечает за задачу, в какой колонке она находится, есть ли по ней обсуждение, появились ли новые материалы и не завис ли вопрос без следующего шага.

Если задача долго остаётся в работе, это повод не наказать исполнителя, а разобраться, что мешает двигаться дальше. Возможно, не хватает исходных данных. Возможно, решение зависит от другого узла. Возможно, вопрос нужно вынести на общее обсуждение или поднять на уровень планирования в MS Project.

Так YouGile помогает не микроменеджить инженеров, а видеть реальное состояние работы.

Что изменилось после перехода на YouGile

Сперва казалось, что после переезда изменилось не так много. Мы просто продолжили работать в привычном формате: задачи остались на канбан-досках, команда быстро освоилась в новом интерфейсе.

Но со временем стали заметны и другие изменения.

1. Инженерам стало проще обсуждать рабочие вопросы. Специалисты получили инструмент, где они могут быстро задать вопрос, показать результат и получить обратную связь, не дёргая коллег звонками. Прозрачность процессов на этом уровне выросла до 8 баллов из 10.

2. Руководителю легче понимать, что происходит в проектах. Как руководитель, я не погружаюсь в технические детали каждой задачи. Вместо этого пользуюсь «Лентой событий» в YouGile. Она позволяет визуально держать руку на пульсе: я вижу, кто и какие чертежи загрузил, какие темы сейчас активно обсуждаются, не собирая для этого отдельные отчёты.

3. Команда сохранила привычный темп работы. За годы работы в YouGile выросла наша команда, а с ней и количество задач. Несмотря на это, мы работаем так же эффективно, как и раньше.

Мы не потеряли ни одного дня продуктивности при переходе со старого сервиса. Научились доверять команде и вовремя замечать реальные проблемы.

Поделиться