Что такое SaaS: как работает, примеры, плюсы и минусы

Коротко: SaaS за 30 секунд

• Работает через интернет. Сервисом пользуются в браузере или приложении для компьютера и смартфона.
• Не требует собственного сервера. Программа уже развёрнута на инфраструктуре поставщика.
• Обслуживается поставщиком. Компания не занимается поддержкой серверов и установкой обновлений.
• Чаще всего оплачивается по подписке. Стоимость может зависеть от числа сотрудников, функций или объёма использования.
• Данные хранятся на стороне поставщика. Поэтому важно заранее выяснить, где они размещаются и как защищены.

Что такое SaaS простыми словами

SaaS расшифровывается как Software as a Service — «программное обеспечение как услуга». Это модель, при которой компания пользуется готовой программой, а её техническую инфраструктуру обслуживает поставщик.

Представьте, что компании нужен офис. Можно купить помещение и самостоятельно заниматься ремонтом, охраной и обслуживанием. А можно арендовать готовое пространство, где всё необходимое уже есть.

С SaaS похожая логика: компания получает готовый инструмент для работы, а заботы о его техническом обслуживании берёт на себя провайдер.

Провайдер SaaS — компания, которая предоставляет доступ к программе и поддерживает её работу. Пользователь SaaS — человек или организация, которые работают в этом сервисе.

При этом управление сотрудниками, настройка прав доступа и организация рабочих процессов остаются на стороне клиента.

Как работает SaaS

В основе SaaS лежит облачная инфраструктура. Программа работает на серверах поставщика, а сотрудники подключаются к ней через интернет — через браузер или отдельное приложение для компьютера и смартфона.

Когда пользователь работает с сервисом, его запросы обрабатываются на стороне провайдера, а информация сохраняется в общей системе. Если программа поддерживает совместную работу, сотрудники могут видеть изменения коллег и одновременно работать с документами, задачами или другими данными.

Когда менеджер обновляет информацию о сделке, изменения сохраняются в системе и становятся доступны коллегам с соответствующими правами. Не нужно пересылать файлы или вручную синхронизировать клиентскую базу.

На стороне SaaS-провайдера	На стороне компании
Работа программы и серверов	Управление сотрудниками
Технические обновления	Настройка учётных записей и прав доступа
Резервное копирование по условиям сервиса	Организация рабочих процессов
Поддержка технической инфраструктуры	Настройка и использование программы

Примеры SaaS

С SaaS мы сталкиваемся практически каждый день. По этой модели работают самые разные программы:

• Управление проектами и задачами: система управления проектами YouGile, Яндекс Трекер, Weeek. Помогают распределять работу, следить за сроками и взаимодействовать внутри команды.
• CRM: YouGile, amoCRM, облачная версия Битрикс24. Позволяют вести клиентскую базу, контролировать сделки и планировать продажи.
• Почта и календари: Яндекс 360, Gmail. Обеспечивают доступ к переписке и расписанию с разных устройств.
• Документы и таблицы: Google Docs, Яндекс Документы. Позволяют нескольким сотрудникам одновременно редактировать файлы.
• Видеосвязь: Zoom, Контур.Толк. Помогают проводить онлайн-встречи без собственного сервера видеоконференций.
• Бухгалтерия и отчётность: Контур.Бухгалтерия, 1С:Фреш. Дают доступ к учётным инструментам через облако.

Все эти сервисы решают разные задачи, но работают по общему принципу: пользователь получает готовое приложение, а его техническую инфраструктуру обслуживает поставщик.

Преимущества SaaS для бизнеса

Для бизнеса SaaS — прежде всего способ быстрее запускать новые инструменты и меньше тратить на их техническое обслуживание. Разберём, какую пользу это даёт на практике.

Быстрый запуск. Не нужно закупать оборудование и устанавливать серверную часть программы. Например, отдел маркетинга может за один день настроить рабочие доски, распределить задачи и начать вести проекты.

Меньше нагрузки на ИТ-команду. Обслуживанием инфраструктуры занимается провайдер. Компании не нужно выделять специалистов для поддержки серверов, установки обновлений и устранения технических сбоев на стороне сервиса. При этом настройка пользователей и прав доступа остаётся за самой компанией.

Работа из любой точки. Сотрудники могут подключаться из офиса, дома или командировки. Например, руководитель проверяет выполнение задач со смартфона, а команда продолжает работать над проектом с компьютеров.

Понятные расходы. Вместо крупных первоначальных вложений в инфраструктуру компания обычно платит за подписку. Такие затраты проще планировать, особенно если команда небольшая.

Гибкое масштабирование. Когда в компании появляются новые сотрудники, их можно подключить к существующему сервису. Не придётся каждый раз самостоятельно расширять серверную инфраструктуру.

Однако SaaS не всегда оказывается самым дешёвым вариантом. Если команда большая, а программа используется годами, регулярные платежи могут составить существенную сумму. Поэтому при выборе стоит учитывать не только стоимость подписки, но и расходы на обслуживание альтернативного решения.

Недостатки и риски SaaS

У облачной модели есть ограничения. Например, компания зависит от работы провайдера, а данные хранятся за пределами собственной инфраструктуры. Большую часть рисков можно оценить ещё до подключения.

Риск	Что проверить перед выбором
Зависимость от провайдера. При сбое сервис может оказаться недоступен.	Изучить SLA — соглашение об уровне обслуживания, проверить условия поддержки и доступность сервиса.
Зависимость от интернета. Без подключения программа может перестать работать.	Проверить, есть ли офлайн-режим и какие функции доступны без интернета.
Ограничения настройки. Не каждый сервис можно адаптировать под сложный рабочий процесс.	Изучить возможности настройки, API и доступные интеграции.
Хранение данных. Информация находится на стороне поставщика.	Выяснить расположение серверов, способы защиты данных и порядок резервного копирования.
Изменение стоимости. При росте команды расходы на подписку могут увеличиваться.	Рассчитать стоимость для разного числа сотрудников и уточнить условия изменения тарифов.
Сложность перехода. Перенести данные к другому поставщику бывает непросто.	Проверить возможность экспорта задач, документов и истории работы.

SaaS и коробочное ПО: в чём разница

Главное отличие SaaS от коробочного ПО — в том, где размещается программа и кто отвечает за её техническое обслуживание.

SaaS работает на инфраструктуре поставщика. Компания подключается к готовому сервису, а обновления и работу серверов обеспечивает провайдер.

Коробочное ПО (on-premise, self-hosted) устанавливается на серверы компании или в выбранную ею инфраструктуру. Организация самостоятельно управляет системой, хранением данных и техническим обслуживанием.

Параметр	SaaS	Коробочное ПО
Размещение	На инфраструктуре провайдера	На собственных серверах компании или в управляемом ею контуре
Запуск	Обычно после регистрации и настройки	Требуется установка и настройка сервера
Обновления	Выпускает и устанавливает провайдер	Устанавливает IT-команда компании
Хранение данных	На стороне поставщика	В инфраструктуре компании
Обслуживание	Отвечает провайдер	Отвечает компания или подрядчик
Расходы	Обычно регулярная подписка	Лицензия или подписка плюс инфраструктура и администрирование
Работа без интернета	Зависит от возможностей сервиса	Может работать внутри локальной сети

А предприятию, которое обязано хранить всю рабочую информацию внутри корпоративной сети, может потребоваться коробочная версия.

При выборе важно сравнивать не только стоимость лицензий, но и все сопутствующие расходы: серверы, обслуживание, обновления и работу ИТ-специалистов.

Облако или свой сервер: две версии YouGile

Один и тот же продукт может быть доступен в обеих моделях. Например, у системы управления проектами YouGile есть облачная и коробочная версии.

Облачная YouGile	Коробочная YouGile
Можно начать работу после регистрации: создать проект, настроить доски и пригласить сотрудников.	Устанавливается на сервер компании и может работать внутри локальной сети без интернета.
Обновления, серверы и резервное копирование обслуживает YouGile.	Хранение данных, настройки безопасности и резервное копирование контролирует ИТ-команда компании.
Подходит, если важны быстрый запуск и минимум технических забот.	Подходит, если нужен закрытый контур и самостоятельный контроль инфраструктуры.

SaaS, PaaS и IaaS

SaaS — не единственная модель облачных услуг. Помимо неё существуют PaaS и IaaS. Основное различие между ними — какую часть технической инфраструктуры предоставляет провайдер и за что отвечает клиент.

• IaaS (Infrastructure as a Service) — инфраструктура как услуга. Компания арендует виртуальные серверы, сети и хранилища. Операционные системы и приложения она устанавливает и обслуживает самостоятельно.
• PaaS (Platform as a Service) — платформа как услуга. Поставщик предоставляет готовую среду для разработки и запуска приложений. Разработчикам не нужно самостоятельно управлять серверами и базовой инфраструктурой.
• SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как услуга. Пользователь получает готовое приложение, которым можно пользоваться без разработки и развёртывания.

Для наглядности сравним модели.

Параметр	IaaS	PaaS	SaaS
Что получает клиент	Виртуальные серверы и инфраструктуру	Готовую среду для разработки	Готовую программу
Кто управляет операционной системой	Клиент	Провайдер	Провайдер
Кто разрабатывает и обслуживает приложение	Клиент	Клиент	Провайдер

При этом безопасность в любой модели — совместная ответственность клиента и провайдера. Например, в SaaS поставщик обеспечивает техническую защиту сервиса, а компания управляет доступами сотрудников и отвечает за безопасное использование программы.

Как обычно оплачивают SaaS

Одна из особенностей SaaS-модели — возможность пользоваться программой без крупных первоначальных вложений. Однако стоимость и условия оплаты различаются.

Чаще всего встречаются три схемы.

• За пользователя. Компания платит за каждого сотрудника, которому нужен доступ. Такая модель распространена в CRM и системах управления проектами.
• За пакет. В стоимость включены определённое количество пользователей, набор функций или объём хранилища.
• За использование. Оплата зависит от фактического потребления: числа операций, минут связи или объёма обработанных данных.

Отдельно стоит выделить freemium — модель, при которой основные возможности сервиса доступны бесплатно, а за дополнительные функции или увеличение лимитов нужно платить. Она может сочетаться с любой из перечисленных схем оплаты.

Важный нюанс: при сравнении SaaS-сервисов стоит рассчитывать расходы на всю команду за год. Особенно если компания планирует расти: продукт, который сегодня обходится недорого, при увеличении числа пользователей может потребовать значительно большего бюджета.

Кому подходит SaaS

SaaS особенно удобен компаниям, которым нужно быстро запустить рабочий инструмент без сложного внедрения и собственного IT-отдела.

Но выбор зависит не столько от размера бизнеса, сколько от конкретных задач и требований к инфраструктуре. Рассмотрим три ситуации.

1. Небольшая компания запускает отдел продаж

В команде пять менеджеров. Им нужна CRM, чтобы вести клиентскую базу, фиксировать звонки и контролировать сделки. Собственного системного администратора нет, а начать работу нужно уже сейчас.

В этом случае подойдёт SaaS. Достаточно зарегистрироваться, настроить воронку продаж и пригласить сотрудников. Компания получает готовую программу без затрат на собственную серверную инфраструктуру.

2. Производственное предприятие внедряет управление проектами

В организации несколько сотен сотрудников, которые работают над внутренними проектами. При этом служба безопасности требует хранить документы и переписку только на серверах компании.

Здесь лучше рассмотреть коробочное ПО. Систему можно разместить внутри корпоративной сети и самостоятельно контролировать хранение данных, доступы и настройки безопасности. Такой вариант требует собственной инфраструктуры и ресурсов на обслуживание, зато позволяет выполнять требования к закрытому контуру.

3. Компания быстро растёт

Сегодня в компании 10 сотрудников, через полгода планируется уже 100. Команде нужны общие инструменты для управления задачами и совместной работы.

SaaS позволяет постепенно подключать новых пользователей, не занимаясь самостоятельным расширением серверов. Однако вместе с командой будут расти и расходы на подписку. Поэтому ещё до подключения полезно рассчитать стоимость сервиса при разном количестве сотрудников.

Как выбрать подходящую модель

Перед выбором стоит ответить на три вопроса:

1. Где должны храниться данные? Можно ли размещать их у внешнего поставщика или нужен закрытый контур?
2. Какие возможности нужны? Позволяет ли выбранная программа настроить ваши процессы, права доступа и интеграции? И есть ли дополнительные требования к её размещению?
3. Сколько будет стоить владение системой? Учитывайте подписку, обслуживание, инфраструктуру и возможный рост команды.

«Если важны скорость запуска и простота обслуживания, SaaS обычно оказывается удобнее. Если приоритет — автономность и самостоятельный контроль инфраструктуры, стоит рассмотреть коробочное решение»

Вера Рудевич, CPO Roistat

Для государственных заказчиков и отдельных компаний с государственным участием дополнительно важны требования к закупкам программного обеспечения. В частности, необходимо учитывать правила национального режима и проверять наличие продукта в реестре российского ПО. YouGile включён в реестр российского ПО под № 7152.

YouGile: управление проектами в облаке и на своём сервере

YouGile — российская система управления проектами, где есть все инструменты для планирования задач и ускорения команды: канбан-доски, корпоративный мессенджер, Гант, отчёты, CRM для сделок и база знаний.

Допустим, команда запускает рекламную кампанию. Дизайнер готовит макеты, редактор пишет тексты, маркетолог настраивает рекламу. При этом задачи ведутся в таблице, файлы хранятся на диске, а правки и согласования разбросаны по рабочим чатам. В YouGile задачи, обсуждения и материалы можно собрать в одном месте.

• Прозрачность процессов: видно, кто что делает и где возникают задержки

В YouGile задачи распределяются по канбан-доскам с понятными этапами: «План», «В работе», «На согласовании», «Готово». У каждой задачи можно указать ответственного и срок выполнения.

Руководитель видит, кто над чем работает, какие задачи приближаются к дедлайну и где возникли задержки. А отчёты помогают оценивать состояние проектов и загрузку команды без постоянных вопросов «Ну что там?».

Причём часть рутины можно поручить ИИ. Через MCP к YouGile легко подключить ChatGPT, Claude или Cursor. Можно просто спросить: «Какие задачи просрочены? Где работа застопорилась? Что обсудить на планёрке?». Ассистент изучит доступные задачи и переписки, подготовит сводку и поможет найти нужные договорённости. А в рамках прав пользователя сможет вносить изменения в задачи.

• Каждая задача — это чат: все обсуждения и файлы под рукой

В YouGile не нужно выбирать между таск-трекером и мессенджером: у каждой задачи есть свой чат. В нём команда обсуждает работу, отправляет материалы и согласовывает решения.

Например, дизайнер прикрепляет макет, маркетолог пишет замечания, а руководитель записывает короткое видео с демонстрацией экрана — чтобы показать, что именно нужно исправить. В чатах можно переписываться, отправлять голосовые сообщения с автоматической расшифровкой, прикреплять документы, изображения и видео. Если неудобно слушать голосовое, его можно прочитать.

Вся история работы сохраняется в задаче. Даже через месяц можно вернуться к обсуждению и посмотреть, какие правки вносили, что согласовали и где лежит финальная версия файла.

Для остальных вопросов в YouGile есть корпоративный мессенджер с личными и групповыми чатами. Общие темы можно обсуждать отдельно, а всё, что касается конкретной задачи, — прямо в ней.

• Простой старт и гибкая настройка под процессы компании

Начать работать в облачной YouGile можно за 15 минут. Достаточно зарегистрироваться, создать доску с этапами «Сделать», «В работе» и «Готово» и пригласить коллег.

По мере необходимости систему можно подстраивать под процессы команды: добавлять этапы, распределять права доступа, настраивать отчёты и автоматизации. Так в YouGile можно организовать и работу небольшого маркетингового отдела, и сложные процессы на производстве — например, согласование документов или выполнение заказов в несколько этапов.

Работать с задачами и общаться с коллегами удобно как с компьютера, так и с телефона. Все чаты, сообщения и файлы доступны на разных устройствах, поэтому можно продолжить обсуждение даже вне офиса.

YouGile доступен в облаке и на собственных серверах. Если компании важно самостоятельно управлять инфраструктурой и хранением данных, можно выбрать коробочную версию. А на тарифе «Платформа» — разрабатывать собственные расширения. Для команд до 10 человек облачная YouGile бесплатна навсегда, без ограничений по функциям.

Частые вопросы

Что означает SaaS?

SaaS — сокращение от Software as a Service, «программное обеспечение как услуга». Это модель, при которой пользователь получает доступ к готовой программе через интернет, а её техническую инфраструктуру обслуживает поставщик.

SaaS — это облако?

Да, SaaS относится к облачным услугам. Но не каждое облако является SaaS. Например, аренда виртуального сервера — это IaaS, а готовая программа для управления задачами — SaaS.

SaaS всегда работает по подписке?

Нет. Подписка — самая распространённая модель, но встречаются пакетные тарифы, оплата за использование и бесплатные версии с платными возможностями.

Некоторые сервисы позволяют бесплатно пользоваться всеми основными функциями. Например, облачная YouGile бесплатна для команд до 10 человек без ограничений по времени и функциональности.

Какие есть примеры SaaS?

Google Docs, Яндекс 360, Zoom, amoCRM и облачные системы управления проектами, например YouGile. Их объединяет то, что пользователь работает с готовой программой, не обслуживая её серверную часть самостоятельно.

Безопасно ли хранить данные в SaaS?

Это зависит от поставщика и настроек безопасности. Перед подключением важно проверить, где расположены серверы, как защищены данные, кто имеет к ним доступ и как организовано резервное копирование.

Также стоит уточнить, можно ли выгрузить информацию при переходе на другой сервис.

Чем SaaS отличается от коробочной программы?

SaaS размещается на инфраструктуре провайдера и обслуживается им. Коробочная программа устанавливается на сервер компании, поэтому организация самостоятельно контролирует её работу и хранение данных.

SaaS проще запустить, а коробочное ПО даёт больше контроля над инфраструктурой.

Резюме

SaaS подходит компаниям, которым важно быстро запустить программу и не заниматься технической инфраструктурой. Коробочное ПО стоит рассмотреть, если необходимы закрытый контур, автономная работа и самостоятельный контроль данных.

При выборе учитывайте не только стоимость лицензий, но и расходы на обслуживание, требования к безопасности и планы по развитию компании.