Как управлять 12 отелями без ручного контроля

Святослав МихалёвРуководитель отдела маркетинга «УК Прованс»

Наша компания работает уже 10 лет. За это время мы прошли путь от нескольких объектов до полноценной сети с централизованным офисом и командами на каждом локальном объекте. И чем сильнее мы росли, тем острее вставала проблема управления задачами.

О компании

УК «Прованс» — региональный сетевой оператор гостиничной недвижимости. Мы управляем 12 отелями от 3 до 5 звезд в Сочи, Адлере, Сириусе и Красной Поляне. В нашем портфеле есть как апарт-отели, так и классические гостиницы, включая флагманские проекты вроде отеля «Снега».

12 отелей уже не помещались в таблицы

Сначала Excel справлялся: задачи были в таблицах, обсуждения — в Telegram, файлы — на облачных дисках. У нас в управлении было до пяти проектов, так что проблем не возникало.

Но когда сеть отелей выросла до 12 проектов, задачи начали приходить отовсюду: от топ-менеджмента, генеральных менеджеров, инженеров, маркетинга и команд на местах.

Вместо управления появлялась отдельная работа — быть «секретарём»: найти файл, уточнить статус, напомнить ответственному, поднять переписку. На это легко уходило по 2–3 часа в день.

Вести задачи в большой таблице крайне неудобно

Вот что нас беспокоило больше всего:

1. Статус задач приходилось вытаскивать из людей Excel показывал только то, что кто-то успел туда внести. Чтобы понять реальную картину, нужно было писать ответственному, уточнять у руководителя или звонить генменеджеру.
2. Чаты быстро съедали решения В Telegram и WhatsApp удобно написать: «посмотрите макет», «нужно заменить оборудование», «согласуйте акцию». Но через несколько дней приходилось заново искать, кто что согласовал и какую версию смотрел.
3. Файлы приходилось сверять с переписками. Макет мог лежать на диске, комментарий — в чате, новая версия — в личке. Перед согласованием нужно было собрать всё в одну картину: файл, версию, обсуждение и финальное решение.
4. Не было общей картины по объектам. Маркетинг видел макеты и акции, инженеры — технические задачи, генменеджеры — вопросы на местах. А руководителю нужно было понимать всё сразу: что зависло, где ждут ответа и что происходит по каждому отелю.

Запустили YouGile за несколько часов

В 2022 году Филипп, наш графический дизайнер, нашёл статью со сравнением систем управления проектами и предложил попробовать YouGile.

Мы начали с бесплатного тарифа на облачную версию: создали тестовую доску для отдела маркетинга, две недели проверяли систему на реальных задачах и поняли, что формат подходит.

Дальше всё пошло быстро. Техническая настройка заняла несколько часов: создали проект, доски и основные процессы. Сначала в YouGile перешёл отдел маркетинга, позже систему подключили для руководства и генеральных менеджеров отелей.

Сейчас YouGile стал частью рабочего правила: если задачи нет в системе — её не существует.

Как мы ведём процессы в системе

В YouGile собрали то, что раньше чаще всего терялось между таблицами, чатами и личными договорённостями: задачи маркетинга, поручения по объектам и вопросы, где нужно участие топ-менеджмента.

1. Задачи отдела маркетинга

Наша команда работает по канбану. У меня есть главная доска, куда поступают задачи от всех отелей и отделов.

Как устроена работа в отделе маркетинга и у топ-менеджмента:

• Есть воронка задач. Классика канбана: «Новые» → «В работе» → «На согласовании» → «Готово».
• Фильтрую задачи по сотрудникам. У нас один дизайнер отвечает за все 12 отелей. Чтобы он не получал десятки задач одновременно, мы сразу закрепляем исполнителей за конкретными задачами и просим их просматривать поручения во вкладке «Мои задачи». Это помогает избежать перегрузки.
• Собираю доски под новые проекты. Если мы запускаем с нуля отель, я создаю отдельную колонку и собираю там все задачи на первое время.

Здесь малая часть наших задач

Я почти не ставлю дедлайны: только на задачи с высокой приоритетностью. Отслеживаю активность на доске с помощью двух инструментов.

Время задач в колонке

Показывает, как долго задача не двигается с места. Если она в работе три недели, хотя на неё обычно уходит пара дней — значит, мне пора вмешаться и выяснить, что пошло не так.

Количество сообщений в чате

Если команда общается по задаче, значит, она работает и решает вопросы. Опция «Количество сообщений в чате» показывает, как часто коллеги списываются.

Если сообщений нет или их мало, вероятно, задача не в работе или команда не понимает, как с ней быть. В таких случаях я тегаю в чате ответственных по задаче, уточняю статусы и предлагаю помощь.

2. Согласования

Раньше, чтобы согласовать макет, мы отправляли ссылки на облачные диски. Теперь любой файл, текст или ссылка прикрепляется прямо в задачу.

Я могу открыть YouGile с телефона, посмотреть макет, написать комментарий — и дизайнер сразу получит уведомление. Для рабочих задач мы больше не используем личные мессенджеры.

3. Поручения по отелям

Руководство компании пользуется YouGile для контроля генеральных менеджеров на местах. В доске для них — поручения, с которыми персоналу отелей нужна помощь.

Как это работает:

• Топ-менеджмент создает задачи для каждого отеля — например, «Почистить снег с крыши» или «Заменить котлы».
• Эти задачи видят и главный инженер, и генеральный менеджер отеля. Все обсуждения и статусы сохраняются в одной задаче.
• Инженер решает задачу, топ-менеджмент видит прогресс.

Такой подход дает полную прозрачность. Если задача долго не выполняется, руководство сразу видит это на доске. Не нужно звонить и выяснять, на каком этапе работа — достаточно открыть доску.

Ведём работу по отелям без микроменеджмента

С переходом на YouGile изменился сам подход к задачам. Мы не ведём точную статистику «до/после», но результаты видны в ежедневной работе.

Работаем быстрее. Сотрудникам больше не нужно тратить время на пересылки, уточнения и поиск договорённостей в чатах. По нашим ощущениям, YouGile экономит каждому как минимум час в день.

Видим, где задача застряла. Если задача долго не двигается или ответственный не реагирует на комментарии, это сразу заметно. Раньше такие ситуации приходилось вылавливать вручную, сейчас они видны на доске.

Согласуем без лишних шагов. Чтобы утвердить акцию для отеля, директору больше не нужно искать письмо или ссылку на облако. Он получает уведомление в YouGile, открывает файл и переводит задачу в «Готово».

Меньше контролируем вручную. YouGile помогает держать в фокусе задачи по отделам и объектам. Руководителю не нужно каждый раз звонить и уточнять статус: видно, кто отвечает, что уже обсудили и на каком этапе работа.

Автоматизация процессов — это как переход с кнопочного телефона на смартфон. Когда ты не пользовался таск-трекером, то не понимал, что тебе чего-то не хватает. А когда попробовал — обратно не вернешься. YouGile убрал необходимость постоянно контролировать работу отделов вручную и позволил нам сосредоточиться на реальных задачах.

Поделиться