Выберите версию и заполните форму. В письме вы получите ссылку на продукт и инструкцию по установке и настройке.

Получить ссылку на скачивание
Проверьте правильность заполнения полей, выделенных красным.
Успешно. На вашу почту отправлено письмо со ссылкой на скачивание коробочной версии, инструкциями по установке.

Заполните ваши контактные данные, мы свяжемся с вами и ответим на интересующие вопросы.

Заказать звонок
Проверьте правильность заполнения полей, выделенных красным.
Успешно. Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.

Регистрация

Введите свою электронную почту или воспользуйтесь сервисом Google для быстрой регистрации

Готово. Вам на почту отправлено письмо с подтверждением регистрации.
Неизвестная ошибка :( Попробуйте обновить страницу и повторить попытку.
или
« Назад к новостям

10 самых нужных функций системы управления проектами

Важны не сами функции, а те кейсы, которые решаем с их помощью. Вот наглядные примеры, как система управления проектами упрощает работу команды.

Система управления проектами: планирование

1. Доска с задачами и стикерами – для визуализации рабочих процессов

Каждый день в типографию поступают заказы: на печать листовок, буклетов, каталогов и баннеров. Процесс работы такой: «формируем заказ» – «на отрисовку» – «дизайн-макет» – «согласование» – «в печать» – «готово» – «согласование доставки» – «доставка». Отображаем все этапы на доске. Помечаем задачи стикерами: дедлайн, приоритет, исполнитель. Двигаем задачи по колонкам, следим за сроками.

2. Календарь – для планирования задач на неделю

PR-отдел компании готовится к выставке. Все задачи – с жесткими дедлайнами. Планировать удобнее на календаре в масштабе недели. Переключаем задачи с доски в календарный вид. Видим сроки, дни недели и исполнителей.

Система управления проектами: коммуникации

3. Чат в задаче – для коммуникаций с коллегами как в мессенджере

Компания организует конференцию. Нужны подрядчики: фотограф, видеооператор, ведущий, диджей. Делаем для каждого отдельную карточку. Всю информацию складываем во встроенный чат. Там же обсуждаем с коллегами детали. Со смайлами и реакциями, как в Telegram.

4. Открытые доски – для общения с гостевыми пользователями

IT-команда хочет собрать обратную связь: каких функций не хватает продукту. Делаем доску доступной по ссылке. Разрешаем гостям общаться в чатах и создавать новые карточки. Отправляем ссылку на доску клиентам. Они заходят без регистрации, оставляют свои запросы или обсуждают чужие в чатах разных карточек.

Система управления проектами: мониторинг и контроль

5. Сводки – для быстрого мониторинга рабочих процессов

У директора типографии нет времени на микроменеджмент, но ему важно видеть общую картину. Он делает две сводки: «Горят сроки» и «Высокий приоритет». В одну автоматически собираются задачи с просроченным дедлайном. Во вторую – самые важные заказы.

6. Зеркальные столбики – для связи отделов между собой

У каждого отдела – свои доски. Но иногда командам полезно наблюдать, что происходит у коллег. Отдел маркетинга IT-продукта хочет мониторить популярные запросы от клиентов. Создаем на доске маркетинга зеркальный столбик Mirrored group, и он в режиме реального времени отображает все, что происходит на доске техподдержки в колонке «Запросы от клиентов».

7. Личный планировщик – для контроля своих и порученных задач

Менеджер ставит задачи на исполнителей. В разделе «Мои задачи» он смотрит, что кому поручил. Там же он видит, какие задачи на нем. Создает «приватные» задачи для личных целей. Добавляет важные задачи в «избранное» для контроля.

8. Права доступа – для работы с фрилансерами и подрядчиками

Маркетинговое агентство часто привлекает к проектам внештатных дизайнеров и копирайтеров. Создаем роль «Фрилансер» и открываем доступ только к назначенным на них задачам. Запрещаем менять описание задачи, дедлайн и приоритет. Разрешаем оставлять комментарии в чате, отправлять файлы, создавать подзадачи и чеклисты.

Система управления проектами: бизнес-процессы

9. Текстовый редактор – для создания базы знаний и онбординга

HR-отдел компании проводит онбординг нового сотрудника – маркетолога. В каждой колонке собрали материалы: редполитика, позиционирование бренда, анализ конкурентов. Оформили их в текстовом редакторе – вставили таблицы, схемы, списки, подзаголовки. Новичок смотрит статьи в полноэкранном режиме, изучает тему, оставляет комментарии в чате и помечает задачу выполненной.

10. Автоматизация стикеров – для экономии времени и установки общих правил

Чтобы в делах был порядок, важно продумать бизнес-процессы и установить единые правила для команды. Автоматизация стикеров помогает эти правила соблюдать.

Например:

  • Автоматически запускать секундомер на новых задачах и вести учет времени.
  • Назначать исполнителем задачи конкретного сотрудника.
  • Всем карточкам на доске с заказами крупного клиента присваивать приоритет «Важно».
  • Отображать обратный отсчет на карточке, если до дедлайна остается меньше одного дня.

Система управления проектами: 5 бизнес-процессов

В этом видео – 5 популярных кейсов, как применять одну из функций системы управления проектами – открытые доски – в своей работе:

  • Организовать внутреннюю техподдержку Help Desk
  • Показать планы, результаты, портфолио
  • Согласовать с заказчиком работу по проекту
  • Подключить к работе фрилансера
  • Собрать мнения своих подписчиков, организовать закрытый форум

Протестируйте функционал YouGile.

Если в вашей команде меньше 10 человек – все функции системы управления будут доступны вам бесплатно и навсегда.

Читать другие новости…