10 самых нужных функций системы управления проектами

05 апреля 2023

Важны не сами функции, а те кейсы, которые решаем с их помощью. Вот наглядные примеры, как система управления проектами упрощает работу команды.

Система управления проектами: планирование

1. Доска с задачами и стикерами – для визуализации рабочих процессов

Каждый день в типографию поступают заказы: на печать листовок, буклетов, каталогов и баннеров. Процесс работы такой: «формируем заказ» – «на отрисовку» – «дизайн-макет» – «согласование» – «в печать» – «готово» – «согласование доставки» – «доставка». Отображаем все этапы на доске. Помечаем задачи стикерами: дедлайн, приоритет, исполнитель. Двигаем задачи по колонкам, следим за сроками.

2. Календарь – для планирования задач на неделю

PR-отдел компании готовится к выставке. Все задачи – с жесткими дедлайнами. Планировать удобнее на календаре в масштабе недели. Переключаем задачи с доски в календарный вид. Видим сроки, дни недели и исполнителей.

Система управления проектами: коммуникации

3. Чат в задаче – для коммуникаций с коллегами как в мессенджере

Компания организует конференцию. Нужны подрядчики: фотограф, видеооператор, ведущий, диджей. Делаем для каждого отдельную карточку. Всю информацию складываем во встроенный чат. Там же обсуждаем с коллегами детали. Со смайлами и реакциями, как в Telegram.

4. Открытые доски – для общения с гостевыми пользователями

IT-команда хочет собрать обратную связь: каких функций не хватает продукту. Делаем доску доступной по ссылке. Разрешаем гостям общаться в чатах и создавать новые карточки. Отправляем ссылку на доску клиентам. Они заходят без регистрации, оставляют свои запросы или обсуждают чужие в чатах разных карточек.

Система управления проектами: мониторинг и контроль

5. Сводки – для быстрого мониторинга рабочих процессов

У директора типографии нет времени на микроменеджмент, но ему важно видеть общую картину. Он делает две сводки: «Горят сроки» и «Высокий приоритет». В одну автоматически собираются задачи с просроченным дедлайном. Во вторую – самые важные заказы.

6. Зеркальные столбики – для связи отделов между собой

У каждого отдела – свои доски. Но иногда командам полезно наблюдать, что происходит у коллег. Отдел маркетинга IT-продукта хочет мониторить популярные запросы от клиентов. Создаем на доске маркетинга зеркальный столбик Mirrored group, и он в режиме реального времени отображает все, что происходит на доске техподдержки в колонке «Запросы от клиентов».

7. Личный планировщик – для контроля своих и порученных задач

Менеджер ставит задачи на исполнителей. В разделе «Мои задачи» он смотрит, что кому поручил. Там же он видит, какие задачи на нем. Создает «приватные» задачи для личных целей. Добавляет важные задачи в «избранное» для контроля.

8. Права доступа – для работы с фрилансерами и подрядчиками

Маркетинговое агентство часто привлекает к проектам внештатных дизайнеров и копирайтеров. Создаем роль «Фрилансер» и открываем доступ только к назначенным на них задачам. Запрещаем менять описание задачи, дедлайн и приоритет. Разрешаем оставлять комментарии в чате, отправлять файлы, создавать подзадачи и чеклисты.

Система управления проектами: бизнес-процессы

9. Текстовый редактор – для создания базы знаний и онбординга

HR-отдел компании проводит онбординг нового сотрудника – маркетолога. В каждой колонке собрали материалы: редполитика, позиционирование бренда, анализ конкурентов. Оформили их в текстовом редакторе – вставили таблицы, схемы, списки, подзаголовки. Новичок смотрит статьи в полноэкранном режиме, изучает тему, оставляет комментарии в чате и помечает задачу выполненной.

10. Автоматизация стикеров – для экономии времени и установки общих правил

Чтобы в делах был порядок, важно продумать бизнес-процессы и установить единые правила для команды. Автоматизация стикеров помогает эти правила соблюдать.

Например:

Автоматически запускать секундомер на новых задачах и вести учет времени.
Назначать исполнителем задачи конкретного сотрудника.
Всем карточкам на доске с заказами крупного клиента присваивать приоритет «Важно».
Отображать обратный отсчет на карточке, если до дедлайна остается меньше одного дня.