RU
Русский
English

Выберите версию и заполните форму. В письме вы получите ссылку на продукт и инструкцию по установке и настройке.

Получить ссылку на скачивание
Проверьте правильность заполнения полей, выделенных красным.
Успешно. На вашу почту отправлено письмо со ссылкой на скачивание коробочной версии, инструкциями по установке.

Заполните ваши контактные данные, мы свяжемся с вами и ответим на интересующие вопросы.

Заказать звонок
Проверьте правильность заполнения полей, выделенных красным.
Успешно. Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.
Готово. Вам на почту отправлено письмо с подтверждением регистрации.
Неизвестная ошибка :( Попробуйте обновить страницу и повторить попытку.
« Назад к новостям

5 интересных способов использовать открытые доски в системе совместной работы

В YouGile любую доску можно сделать доступной по ссылке. Каждый, кто перейдет по этой ссылке, получит доступ к вашему проекту без регистрации.

В статье и в видео ниже рассмотрим 5 самых популярных способов использовать открытые доски: сделать Help Desk или чат-форум, поделиться информацией с командой, пригласить заказчика, добавить фрилансера.

Видео: 5 бизнес-процессов на открытых досках в системе совместной работы:

Пользователей открытых досок может быть сколько угодно, они не лицензируются, то есть вы за них не платите.

Настройка доступа к открытой доске:

Можно настроить права доступа:

  • только на просмотр доски
  • на просмотр и комментирование задач в чате
  • на просмотр, комментирование и создание новых задач

И сразу выбрать:

  • колонки на доске, которые хотим показать
  • фон для доски и тему
  • язык интерфейса

5 вариантов использования досок, доступных по ссылке:

1. Сделать Help Desk для среднего потока

Простой «самодельный» Help Desk для команды:

Задача: наладить внутреннюю техподдержку в команде 100 человек.

Как настроить права доступа: даем всем сотрудникам ссылку на эту доску с расширенными правами – просмотра, комментирования и создания новых задач. Любой пользователь сможет создать карточку с проблемой, например: «сломался стул». Администратор получает задачу и работает с ней, отправляет в «решенные».

Результат: люди, работающие в поддержке, мотивированы оперативно «разгребать» тикеты, т.к. доску видят все сотрудники. Вот ссылка на пример доски Help Desk: https://ru.yougile.com/board/1c9ffbya5njx

2. Организовать чат-форум для совместных обсуждений

Для делового или личного общения, сбор инициатив от сотрудников или клиентов.

Задача: обсудить что-то в коллективе в формате чат-форума, где общение ведется структурированно. Например, корпоративный выезд на природу. Или собрать предложения и мнения.

Как настроить права доступа: на просмотр, комментирование и создание новых карточек с задачам – чтобы каждый участник беседы мог предлагать новые темы.

Результат: удобнее, чем в мессенджере. Не нужно листать весь чат «от» и «до» и читать десятки сообщений, особенно флуд. Общение ведется по четкой структуре, время экономится. Можно разделить беседу на отдельные мини-диалоги на доске, как на форуме, и отписываться там по каждой теме.

Вот пример нашей открытой доски, где мы предложили пользователям YouGile пообщаться, обсудить, каких функций не хватает в системе, и заодно протестировать открытые доски: https://ru.yougile.com/board/56mmqbzceqzo

Если честно, мы ожидали получить десяток комментариев. Каково же было наше удивление, когда сообщения начали приходить сотнями! Их уже более 400.

Такие же инициативы можно собирать у сотрудников, например, как улучшить офис. Это помогает вовлечь всю команду в активное общение.

Сбор идей сотрудников, как улучшить офис:

3. Быстро показать информацию команде

Актуально для больших команд.

Задача: показать планы на год, базу знаний и т.д. Например, коллеги из отдела продаж спрашивают, как продвигается выпуск нового продукта. Или руководство хочет поделиться с командой планами на год по всем подразделениям.

Как настроить права доступа: делаем ограниченные права доступа «только для просмотра». Копируем ссылку на доску и кидаем ее в общий корпоративный чат.

Результат: один клик – и все коллеги уже смотрят открытую доску. Вот ссылка на доску IT-компании из 120 человек с планированием на год: https://ru.yougile.com/board/2os64ug8sv8t

4. Пригласить заказчика в проект и получить обратную связь

Актуально для агентств, веб-студий, бюро услуг, строительных компаний.

Задача: разрешить заказчику следить за ходом работы над проектом. Показать ему тот объем задач, который уже выполнен, и получить обратную связь.

Как настроить права доступа: частично открываем для него рабочую доску – даем права на просмотр определенных колонок и комментирование. Убираем те колонки, которые не хотим показывать.

Результат: отправляем заказчику ссылку и просим писать в чате, какие есть пожелания и предложения. Заказчик наблюдает за рабочим процессом и оставляет обратную связь. Вот пример доски, открытой частично для заказчика: https://ru.yougile.com/board/cptn2sgz3sj0

5. Включить подрядчика или фрилансера в совместную работу

Для работы с подрядчиками и фрилансерами.

Задача: хотим подключить подрядчика или фрилансера к работе, но не готовы приглашать его в систему управления проектами.

Как настроить права доступа: делаем для него отдельную доску и открываем по ссылке. Или показываем несколько выбранных столбиков с общей рабочей доски. Например, фрилансеру-дизайнеру можно дать доступ только к колонке «На дизайн». Права доступа лучше дать и на просмотр, и на комментирование.

Результат: фрилансер может принимать участие в обсуждениях вместе со всей командой. Вот пример открытой доски команды маркетинга, к которой можно подключить фрилансера, например, копирайтера: https://ru.yougile.com/board/7bdw7lwxzxvg

С открытыми досками даже большая компания может использовать систему в тестовом режиме: 10 пользователей бесплатно + неограниченное число пользователей открытых досок.

Читать другие новости…