5 интересных способов использовать открытые доски в системе совместной работы

Пользователей открытых досок может быть сколько угодно, они не лицензируются, то есть вы за них не платите.

Настройка доступа к открытой доске:

Можно настроить права доступа:

• только на просмотр доски
• на просмотр и комментирование задач в чате
• на просмотр, комментирование и создание новых задач

И сразу выбрать:

• колонки на доске, которые хотим показать
• фон для доски и тему
• язык интерфейса

5 вариантов использования досок, доступных по ссылке:

1. Сделать Help Desk для среднего потока

Простой «самодельный» Help Desk для команды:

Задача: наладить внутреннюю техподдержку в команде 100 человек.

Как настроить права доступа: даем всем сотрудникам ссылку на эту доску с расширенными правами – просмотра, комментирования и создания новых задач. Любой пользователь сможет создать карточку с проблемой, например: «сломался стул». Администратор получает задачу и работает с ней, отправляет в «решенные».

Результат: люди, работающие в поддержке, мотивированы оперативно «разгребать» тикеты, т.к. доску видят все сотрудники. Вот ссылка на пример доски Help Desk: https://ru.yougile.com/board/1c9ffbya5njx

2. Организовать чат-форум для совместных обсуждений

Для делового или личного общения, сбор инициатив от сотрудников или клиентов.

Задача: обсудить что-то в коллективе в формате чат-форума, где общение ведется структурированно. Например, корпоративный выезд на природу. Или собрать предложения и мнения.

Как настроить права доступа: на просмотр, комментирование и создание новых карточек с задачам – чтобы каждый участник беседы мог предлагать новые темы.

Результат: удобнее, чем в мессенджере. Не нужно листать весь чат «от» и «до» и читать десятки сообщений, особенно флуд. Общение ведется по четкой структуре, время экономится. Можно разделить беседу на отдельные мини-диалоги на доске, как на форуме, и отписываться там по каждой теме.

Вот пример нашей открытой доски, где мы предложили пользователям YouGile пообщаться, обсудить, каких функций не хватает в системе, и заодно протестировать открытые доски: https://ru.yougile.com/board/56mmqbzceqzo

Если честно, мы ожидали получить десяток комментариев. Каково же было наше удивление, когда сообщения начали приходить сотнями! Их уже более 400.

Такие же инициативы можно собирать у сотрудников, например, как улучшить офис. Это помогает вовлечь всю команду в активное общение.

Сбор идей сотрудников, как улучшить офис:

3. Быстро показать информацию команде

Актуально для больших команд.

Задача: показать планы на год, базу знаний и т.д. Например, коллеги из отдела продаж спрашивают, как продвигается выпуск нового продукта. Или руководство хочет поделиться с командой планами на год по всем подразделениям.

Как настроить права доступа: делаем ограниченные права доступа «только для просмотра». Копируем ссылку на доску и кидаем ее в общий корпоративный чат.

Результат: один клик – и все коллеги уже смотрят открытую доску. Вот ссылка на доску IT-компании из 120 человек с планированием на год: https://ru.yougile.com/board/2os64ug8sv8t

4. Пригласить заказчика в проект и получить обратную связь

Актуально для агентств, веб-студий, бюро услуг, строительных компаний.

Задача: разрешить заказчику следить за ходом работы над проектом. Показать ему тот объем задач, который уже выполнен, и получить обратную связь.

Как настроить права доступа: частично открываем для него рабочую доску – даем права на просмотр определенных колонок и комментирование. Убираем те колонки, которые не хотим показывать.

Результат: отправляем заказчику ссылку и просим писать в чате, какие есть пожелания и предложения. Заказчик наблюдает за рабочим процессом и оставляет обратную связь. Вот пример доски, открытой частично для заказчика: https://ru.yougile.com/board/cptn2sgz3sj0

5. Включить подрядчика или фрилансера в совместную работу

Для работы с подрядчиками и фрилансерами.

Задача: хотим подключить подрядчика или фрилансера к работе, но не готовы приглашать его в систему управления проектами.

Как настроить права доступа: делаем для него отдельную доску и открываем по ссылке. Или показываем несколько выбранных столбиков с общей рабочей доски. Например, фрилансеру-дизайнеру можно дать доступ только к колонке «На дизайн». Права доступа лучше дать и на просмотр, и на комментирование.

Результат: фрилансер может принимать участие в обсуждениях вместе со всей командой. Вот пример открытой доски команды маркетинга, к которой можно подключить фрилансера, например, копирайтера: https://ru.yougile.com/board/7bdw7lwxzxvg

С открытыми досками даже большая компания может использовать систему в тестовом режиме: 10 пользователей бесплатно + неограниченное число пользователей открытых досок.