Функции системы
Планирование и общение в одной системе
Отчеты в виде таблиц
Выводят информацию по проектам в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Данные в отчетах динамически меняются с изменениями в проектах.
Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту. Главная цель инструмента - прозрачность в компании.
Диаграмма Ганта
В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта
Инструмент упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности.
Цветные задачи
В системе есть возможность изменить цвет карточки задачи через ее меню.
Мы подобрали палитру из 8 цветов для светлой и 8 цветов для темной темы, чтобы дать возможность поставить яркий акцент на доске.
Роли пользователей
Функция позволяет гибко настроить права для ваших сотрудников, закрыв все основные потребности. Вы можете установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Также есть возможность создать свою роль и более гибко настроить, что можно или нельзя в выбранном проекте, доске, колонке или задаче.
Запретить можно такие действия как просмотр чужих задач, возможность писать в чате, удалять или выполнять задачи, перемещать их, пользоваться стикерами и менять описание задачи.
Регулярные задачи
В YouGile вы можете создавать регулярные задачи. Шаблоны регулярных задач собраны на одной странице для легкости управления и настройки. Вы можете настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — ответственные, исполнители, стикеры на задаче, а также описание и подзадачи. Видео-описание регулярных задач ».
Назначение исполнителей
Для назначения исполнителя достаточно просто перебросить карточку пользователя на задачу.
Назначенный на задачу будет автоматически оповещаться по всем сообщениям в чате этой задачи, если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту.
Дедлайны с напоминаниями
Никто не забудет про срок, к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.
Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу.
Задачи с чатами
Каждая задача в системе — это чат. Все взаимодействия в команде становятся простыми, но при этом по делу.
Решается множество важных деталей по каждой задаче. Практически полностью вытесняется переписка в мессенджерах внутри команды.
Обложка задач
При отправке картинки в чат вы можете сделать ее обложкой задачи, нажав на кнопку "Сделать обложкой".
Также редактирование обложки доступно через меню задачи.
Для каждой отдельной доски можно включить настройку: автоматически делать обложкой последнюю картинку в чате задачи.
ID задач
Все задачи имеют уникальный ID, который отображается справа от названия задачи, а также в конце ссылки на нее. ID состоит из префикса и номера задачи. Префикс указывает на проект или отдел.
Можно вывести ID на карточки и копировать ссылку на задачу в один клик.
Перенос задач между досками
Задачи можно перетаскивать между колонками, это стандартный подход, много где реализован.
В YouGile просто потащив задачу, можно перенести на соседнюю доску или вообще в другой проект. Таким же свойством обладают и колонки, можно перетаскивать целые группы задач.
Чеклисты в задачах
В каждой задаче есть возможность создать любое количество чеклистов. На карточке при этом отображается прогресс выполнения чеклистов.
Используется всеми командами. Одна из самых популярных функций.
Описание к задаче
Каждая задача может содержать описание в верхней части чата. Текст можно форматировать стандартным набором инструментов.
Если описание добавлено, то для быстрой навигации появляется кнопка “Описание” в шапке чата.
Дублирование задач
В меню задачи есть функция дублирования.
При данном действии создается новая задача, в которую копируется вся информация с исходной, за исключением содержимого чата.
Дубли задач не синхронизируются между собой.
Архивирование задач
Можно архивировать выполненные или открытые задачи. После архивации задача перемещается в самый низ колонки.
Информация о данном действии логируется. Все задачи в архиве можно разархивировать в любое время.
Доступна настройка автоматической архивации выполненных задач.
Зеркальные задачи
Это специальная функция, которая позволяет создать синхронизированные копии задач.
Любые изменения в одной из зеркальных задач, кроме ID, подтягиваются в другие связанные с ней задачи.
Можно настроить следующий процесс: в одном проекте задачи запланированы, в другом перемещаются между колонками и досками. На одной доске руководитель составил план из задач. На других досках эти задачи перемещаются разными исполнителями.
Уведомления по новым событиям
Чат в каждой задаче содержит наглядную панель с пользователями, которые получают оповещения о новых событиях.
В системе работают уведомления о новых сообщениях в чатах, о назначении исполнителей, о выполнении задач и о дедлайнах.
Избранные задачи
Любую задачу в системе вы можете пометить избранной. Она появится в соответствующем списке в разделе Мои задачи. Также избранные задачи могут быть сверху в списке чатов в правой панели, это поведение задаётся в настройках списка.
Мои задачи
Особый раздел в системе, где вы можете посмотреть задачи по категориям: Задачи на мне, Порученные мной, Приватные задачи и Избранные.
В каждом списке можно создать задачу, менять сортировку задач и их дедлайны. Можно помечать задачи избранными и выполнять стандартный набор действий. В своих задачах можно сортировать вручную, выстраивая задачи в удобном для себя порядке.
Чужие задачи
Специальный раздел, в котором вы можете видеть задачи других сотрудниках, если у вас есть к ним доступ. Доступны три списка — По людям, Задачи без исполнителя и Просроченные задачи.
Задачи в списках можно сортировать.
В списке просроченных отображаются задачи с просроченным дедлайном. Удобная функция для руководителя отдела.
Приватные задачи
Приватные задачи — раздел на странице Мои задачи.
Созданные здесь задачи приватны и доступны только вам. Это может быть личным планировщиком. Но в любой момент вы можете сделать задачу из этого списка доступной для компании и поместить на любую доступную вам доску.
Отправка уведомлений на e-mail
Все непрочитанные сообщения будут продублированы на e-mail пользователям, подписанным на задачу.
Просто внедрять систему в новую компанию — происходит плавный переход из почты в чаты по задачам. Ни одно сообщение не остается без внимания.
Наглядные Agile-доски
В мире самый успешный инструмент для наглядного ведения проектов — это Agile-доска.
Принцип наглядных, понятных каждому сотруднику досок — основной в YouGile.
Вид Ганта
В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта
Инструмент упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности.
Вид Календарь
Любую доску можно переключить в вид календаря и посмотреть задачи на недельном срезе.
Видны только задачи с дедлайном, напоминаниями или временным диапазоном.
Фильтрация задач на доске
Фильтровать задачи на доске можно по исполнителю, приоритету, спринту и любому другому стикеру прикрепленному к задаче.
Сортировка задач в колонках
Через меню колонки можно отсортировать задачи по дедлайну, исполнителю, дате создания, состоянию выполненности, названию, а также состояниям стикеров, добавленных на доску.
Сортировка является безвозвратным действием и будет видна всем пользователям, имеющим доступ к доске.
Настройка фонов на досках
Каждый сотрудник может настроить доску. Фоны можно менять по своему желанию.
Система может выглядеть в фирменном стиле или быть чем-то очень приятным, если поставить фотографию из отпуска.
Иерархия объектов в системе
Реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности.
В компании может быть любое количество Проектов, в Проекте — любое кол-во досок и т.д.
Drag&Drop для всех элементов
Можно таскать и перебрасывать: задачи, колонки, доски, проекты, исполнителей, дедлайны, подзадачи, приоритет, сложность, закидывать пользователей в проект, назначать администраторов и т.д.
Освоив один самый естественный принцип, становится понятна вся система. При использовании в команде всего из 100 человек, это экономит месяцы при внедрении и делает возможным использовать один инструмент на всех.
Префикс ID-задач проектов
Каждому проекту при создании автоматически присваивается префикс, на основе его названия.
Данное значение можно изменить во время создания проекта или же после, через меню. Префикс добавляется к ID всех задач, находящихся в проекте.
Проекты для администрирования
Если вы администратор компании, то проекты, в которых вы не принимаете участия, доступны под спойлером "Проекты для администрирования".
Этих проектов также нет в левом меню. Чтобы они стали отображаться в основном списке проектов, надо установить себе роль управляющего.
Архив проектов
Проекты можно заархивировать через меню проекта. Архивы проектов отображаются под спойлером "Заархивированные проекты".
После архивации задачи проекта перестают отображаться в правой панели, а также в сводках и отчетах.
Разархивировать проект можно в любое время через пункт меню "Восстановить из архива".
Постановка задач в один клик
Постановка задач должна быть простой, мгновенной, из любого места системы.
В среднем меньше 1 секунды занимает у нового пользователя поиск способа создания новой задачи.
Связывание задач на доске
Задачи на доске можно связать. Список связей будет отображаться в отдельной вкладке задачи.
Для перехода по связям достаточно кликнуть по ссылке.
Списки задач в архиве
Все закрытые задачи всегда доступны для просмотра или восстановления.
Достаточно развернуть список внизу любой колонки.
Выбор цвета для колонок
Колонки можно разметить разными цветами.
Например, столбик с задачами в работе в данный момент может быть красным, а с выполненными — зеленым.
Зеркальные колонки
Можно сконструировать доску с копиями колонок "Выполнено" из всех отделов и вывести на большой монитор в общем зале.
Зеркалирование — это создание точной копии любой колонки с задачами. Если, например, удалить задачу из оригинальной колонки, она исчезнет и из зеркальной. Копия всегда будет показывать то, что происходит в оригинале.
Перетаскивание колонок
Иногда требуется полностью поменять структуру проекта, переместив целые столбцы с задачами в другие доски. Достаточно потащить столбик на соседнюю доску и поставить в нужное место.
Удобно, например, собрать хотелки в столбце на доске отдела поддержки, а затем просто перенести его на доску отдела разработки.
Глобальные настройки компании
Настройки, доступные только администраторам компании. Можно дать доступ к следующим возможностям:
- Создание новых проектов
- Отображение страницы отчётов
- Редактирование должности сотрудника
- Создание групповых чатов
- Отображение e-mail сотрудников
- Редактирование своего e-mail-а
- Отображение страницы “Лицензия и оплаты”
- Автоматическая установка обложки задачи из чата
Доступы к этим возможностям по отдельности можно дать всем сотрудникам, руководителям отделов и администраторам или только администраторам
Роли пользователей
Функция позволяет гибко настроить права для ваших сотрудников, закрыв все основные потребности. Вы можете установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Также есть возможность создать свою роль и более гибко настроить, что можно или нельзя в выбранном проекте, доске, колонке или задаче.
Запретить можно такие действия как просмотр чужих задач, возможность писать в чате, удалять или выполнять задачи, перемещать их, пользоваться стикерами и менять описание задачи.
Отделы компании
Отделы позволяют разделить людей для понимания, кто где работает, а также определить базовую систему прав.
Руководитель отдела может видеть все задачи сотрудников его отдела. Также он может создавать подчинённые ему отделы, приглашать туда людей и определять там роли участников. Права руководителя можно задать в глобальных настройках компании — возможность создания проектов, видимость отчётов, редактирование должности сотрудников, создание групповых чатов, видимость e-mail сотрудников, отображение страницы лицензий и оплат.
Если у вас большая компания, то рекомендуем начинать с приглашения руководителей отделов и обсуждения с ними процессов. А после этого предоставить им возможность приглашать сотрудников в свои отделы и формировать работу в своих командах самостоятельно.
Ссылка для приглашения в компанию
Короткая и уникальная ссылка, которую можно выслать сотрудникам компании для регистрации в вашу компанию в YouGile. Зарегистрировавшийся по ней человек сразу попадёт в вашу компанию, после чего вы сможете распределить его по проектам, присвоить ему отдел и ввести в работу. Только что зарегистрировавшиеся сотрудники отображаются в списке “Нераспределённые по проектам сотрудники”
Общий отчёт
Показывает срезы по компании для быстрого просмотра что происходит по отделам, проектам и по людям. Сверху можно отобразить срез по проектам, отделам или по сотрудникам.
В первой колонке отображается название проекта/отдела/сотрудника и далее идут две колонки — кол-во открытых и кол-во выполненных задач по каждому пункту. Также вы можете добавить в таблицу колонки по своему желанию, например, кол-во задач за последние 7 дней. С результате получите подходящие срезы по вашей компании.
Обратите внимание — вы можете щелкнуть на любое число в этой таблице и провалиться в подробную таблицу-отчет именно по этим задачам. Здесь название, даты, персоналии и прочая информация. Каждую задачу можно открыть и посмотреть чат по ней и узнать, что там происходит.
Отчеты в виде таблиц
Выводят информацию по проектам в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Данные в отчетах динамически меняются с изменениями в проектах.
Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту. Главная цель инструмента - прозрачность в компании.
Отчеты "Время в колонках"
Отчет в виде графика показывает среднее время, которое задачи провели в каждой колонке. Это поможет найти узкие места в работе вашей команды.
Под графиком — таблица с информацией по конкретным задачам. Красным подсвечено, где задача провела больше всего времени. Именно в этих местах возникает «бутылочное горлышко» — этап, на котором застревают задачи. Для того, чтобы увеличить эффективность команды, нужно находить эти этапы, разбираться в причинах задержки задач и по возможности устранять их.
Лента событий
Один из пяти видов отчётов, показывающий все события, совершаемые сотрудниками компании. Каждая колонка — это сотрудник. Отсюда можно восстановить удаленные задачи, колонки, доски, проекты.
Сверху можно отфильтровать ленту событий. Можно выбрать события за определенный период, события определенных сотрудников, выбрать тип действия и выбрать проект, в котором хочется отследить события.
Задачи сотрудников
В удобном графическом виде отображаются задачи по каждому сотруднику. Сверху тоже есть фильтрация: по дате назначения задачи на исполнителя, непосредственно по исполнителю и по проектам. Дополнительное удобство — специальным значком отмечены задачи, в которые сотрудник не заходил и не смотрел их.
Мобильное приложение
Идеологию YouGile как корпоративного мессенджера и таск-трекера продолжает мобильное приложение.
Можно работать с задачами в проектах на досках и колонках, и общаться с коллегами. Внутри приложения чаты по задачам, личные и групповые переписки.
Приложение доступно для iOS и Android.
Коробочная версия
Доступно Self-Hosted решение, устанавливаемое на собственные сервера.
Можно обеспечить полный контроль над информацией и политикой безопасности.
Шифрование данных
Шифрование используется на канале между клиентом и сервером (SSL). Это самый распространённый вариант шифрования среди подобных сервисов, уровень надежности такой же как в WhatsApp, Slack, Basecamp и других. Бывает более высокий уровень надёжности, когда зашифрованный канал устанавливается между клиентами (например, в Telegram). Недостаток при этом в том, что если ключ на клиенте будет утерян (например, удаление программы или чистка истории браузера), то данные переписки нельзя будет восстановить.
В коробочной версии можно распоряжаться тем, как хранятся данные и выбирать шифрование.
Резервное копирование
Для аккаунтов облачной версии мы делаем бэкапы на случай необходимости откатывания данных.
Этот процесс администрируется нашей командой.
Самостоятельно управлять бэкапами можно только в коробочной версии.
Импорт из Trello
Функция импорта из Trello позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile.
Импортируются доски, колонки, задачи, подзадачи (чек-листы), описание, файлы, а также комментарии (в виде сообщений в чате).
Импорт данных из CSV файла
Можно выгрузить информацию из других систем или рабочих документов в формате csv-файла, а затем легко загрузить данные в YouGile.
Таким образом можно загрузить список со множеством задач с описанием, датой создания, исполнителями, дедлайнами и другими стикерами.
Интеграция с почтой
Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи.
Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес. Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи. В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач.
Регулярные задачи
В YouGile вы при помощи стикера "Регулярные задачи" вы можете создавать повторяющиеся задачи. Шаблоны регулярных задач собраны на одной странице для легкости управления и настройки. Вы можете настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — ответственные, исполнители, стикеры на задаче, а также описание и подзадачи. Видео-описание регулярных задач ».
Шаблоны задач
Вы можете создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон. В шаблоне можно указать исполнителя, ответственного и подписчиков задачи, добавить описание, создать чек-листы, а также подзадачи
После создания шаблона вы сможете выбрать его в списке шаблонов на вашей доске:
Передача задач
В настройках доски можно добавить правила, позволяющие настроить:
- куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать
- каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче
- каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи
- какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи
После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик..
Переписка в чатах по задачам
Каждая задача в системе — это чат. Все взаимодействия в команде становятся простыми, но при этом по делу.
Решается множество важных деталей по каждой задаче. Практически полностью вытесняется e-mail переписка внутри команды.
Личная переписка
В системе есть полнофункциональный корпоративный мессенджер.
Личная переписка сделана так же удобно, как в привычном Telegram, но со всеми корпоративными стандартами. Потоки чатов по задачам и личных сообщений выглядят одинаково, но при этом удобно распределены по разным категориям.
Групповые чаты
Вы можете создать сколько угодно групповых чатов в системе. Ввести название и выбрать участников.
Можно создать, к примеру, общий чат компании, или чат отдела бухгалтерии.
Вы можете отключить нотификации по любому групповому чату.
Обращаем ваше внимание на то, что во избежание беспорядка приоритетнее общаться в чатах по задаче.
Закрепление сообщений в чате
Чат со временем засоряется большим количеством сообщений. В YouGile это происходит редко, так как задачи часто закрываются и каналы обновляются автоматически. Но если это стало происходить, можно закрепить важное сообщение, назначив на него кнопку в верхней части окна чата.
Например, удобно закреплять актуальную версию макета дизайна, чтобы никто не ошибся.
Редактирование сообщений
Сообщения в чате можно редактировать.
Достаточно нажать на клавиатуре стрелку «вверх». После редактирования нажать Enter.
Форматирование текста в чатах
Во всех чатах системы можно применять форматирование.
Переход в режим форматирования возможен при выделении текста или через новую иконку в области ввода сообщения.
Пересылка файлов
Конечно, в чат можно выкладывать документы, фотографии, файлы.
Пользуясь мобильным приложением, легко добавлять фотографии с места событий, например, на строительной площадке.
Индикация прочтения сообщений
Легко узнать было ли прочитано сообщение получателями.
Достаточно навести на иконку рядом с сообщением и убедиться, например, что все прочитали сообщение.
Голосование в чатах
Функция упрощает процесс совместного принятия решений: от рабочих вопросов до выбора места для обеда.
Голосование анонимное, есть возможность выбрать один или несколько ответов. Форму для голосования можно закрепить в шапке чата – так его увидят все участники.
Создание стикеров с состояниями
Можно создать стикер с произвольными текстовыми значениями, присвоить разные цвета и выбрать иконку. В итоге на доске задачи наглядно разделены по приоритетам, сложности и любым другим параметрам, характерным для конкретного проекта.
Простой, гибкий и наглядный инструмент.
Свободное текстовое поле
В системе есть возможность создать свои стикеры со свободным полем для ввода текстовых значений.
При добавлении стикера на задачу вы можете указать произвольное значение. Удобно для заметок, чтобы обратить внимание на задачу.
Свободное числовое поле
Можно создать свой стикер с числовым полем. При добавлении данного типа стикера на задачу можно указать целое числовое значение.
Можно включить опцию отображения суммы значений данного стикера рядом с названием колонки.
Стикер Дедлайн
Никто не забудет про срок, к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа.
Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу.
Стикер Исполнитель
Для назначения исполнителя достаточно просто перебросить карточку пользователя на задачу.
Назначенный на задачу будет автоматически оповещаться по всем сообщениям в чате этой задачи, если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту.
Временной интервал
Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (спринтам) Обычно спринт — это 1-3 недели.
Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.
Секундомер
На задачу можно набросить секундомер, который будет считать время, потраченное на задачу.
Можно настроить автозапуск секундомера при создании задач и выключение при их выполнении.
Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды.
Таймер
Отличный способ видеть как истекает время, отведенное для закрытия задачи.
Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу и начнется обратный отсчет установленного времени. Удобно использовать при командной работе и постоянно видеть, что до завершения осталось, например, 1 день 15 часов 7 минут.
Регулярные задачи
В YouGile при помощи специального стикера вы можете настроить автоматическое создание регулярных задач. Шаблоны регулярных задач собраны на одной странице для легкости управления и настройки. Вы можете настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — ответственные, исполнители, стикеры на задаче, а также описание и подзадачи. Видео-описание регулярных задач ».
Режим «Не беспокоить»
Оповещения могут отвлекать! В системе есть все необходимые настройки для спокойной работы.
Например, можно отключить уведомления на 4 часа, а по прошествии удобно просмотреть все чаты, где вы были добавлены в нотификацию.
Настройки уведомлений
Можно настроить YouGile так, чтобы вам приходили только важные уведомления, а всё лишнее отключить. Настройки находятся в разделе «Мой профиль».
Отключите звук и всплывающие сообщения по действиям коллег, которые не требуют срочной реакции.
Чтобы оставаться в курсе происходящего в задачах, пару раз в день разбирайте список чатов. Красные индикаторы показывают, в каких задачах произошли изменения.
Для пользователей мобильного приложения доступна настройка уведомлений, приходящих на смартфон.
Поиск
Поиск осуществляется по названию задач, именам, описанию задач, чеклистам, по чату задач, по доступным личным и групповым перепискам и по названиям файлов в чатах. Поиск расположен сверху в проектах и сверху списка ваших чатов в правой панели.